Achtung – Rechnungssteller müssen Pflichtangaben beachten!

Achtung - Nachtrag durch BMF - vgl. unten!

Zum 01.01.2004 trat eine Änderung im Umsatzsteuergesetz in Kraft. Der Katalog der Pflichtangaben der Rechnungssteller wurde erweitert. Bei jeder im Jahr 2004 gestellten oder eingehenden Rechnung sind die Neuregelungen zu beachten. Es empfiehlt sich daher die jeweiligen Rechnungen eingehend zu überprüfen! Eine Rechnung muss gem. Art. 14 Abs. 4 UStG n. F. seit dem Jahr 2004 zwingend enthalten:

• den vollständigen Namen und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens/Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer des Unternehmens oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung),
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt oder im Falle des § 14 Abs. 5 Umsatzsteuergesetz den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht und feststeht,
• nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelte (vgl. § 10 UStG) sowie im voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, sofern sie nicht im Entgelt bereits berücksichtigt sind,
• den anzuwendenden Steuersatz und den Ausweis des Steuerbetrages oder im Fall der Steuerbe­freiung einen Hinweis darauf, daß für eine Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die Nichtbeachtung der oben genannten Rechnungsanforderungen führt zum Verlust des Rechts zum Vorsteuerabzug (vgl. § 15 UStG n.F.)! Da es keine Übergangsfrist gibt, müssen Altverträge oder z.B. Dauerschuldverhältnisse (z.B. Miet- und Pachtverträge) sofort angepasst werden! Um den Verlust des Vorsteuerabzugs zu verhindern, sollte man:

• eine (neue) „Dauerrechnung“ unter Beachtung der Änderungen des UStG ausstellen;
• ab Januar 2004 monatliche Rechnungen auf Vertragsgrundlage und unter Berücksichtigung der Änderungen (fehlende Angaben müssen ergänzt werden) des UStG erstellen;
• Dauerschuldverhältnisse an die neuen gesetzlichen Regelungen anpassen. Fehlende Pflichtangaben müssen in das Dauerschuldverhältnis aufgenommen werden (man beachte hier besonders die notwendige Steuernummer oder USt-ID).

Bei unrichtiger Rechnungsausstellung bestehen insoweit Zurückbehaltungsrechte des Rechnungsempfängers!

Wichtiger Nachtrag durch das BMF:

Seit dem 01.01.2004 sind Unternehmer bei Leistungen an andere Unternehmer dazu verpflichtet, in ihren Rechnungen die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben. Die Angaben sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger; bezüglich der Rechnungsnummer gilt dies aber erst für Rechnungen, die ab dem 01.07.2004 ausgestellt werden. Auf folgende Punkte wurde nunmehr von dem Bundesfinanzministerium hingewiesen (BMF - Schreiben vom 28.01.04 - IV B 7 - S 7280 - 19/04):

• Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 01.01.2004 geschlossene Verträge keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifi­ka­tions­­nummer des leistenden Unternehmers enthalten. Daher ist es nicht erforderlich, diese Verträge um die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identi­fi­ka­­tions­num­mer zu ergänzen.
• Bei der Erstellung der Rechnungsnum­mer ist es zulässig, eine oder mehrere, Zahlen- oder Buchstabenreiben zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Zudem bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummern­kreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig (z.B. für Monate, Wochen). Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 01.01.2004 geschlossene Verträge keine fortlaufende Nummer enthalten. Nicht erforderlich ist es, diese Verträge um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen. Bei ab 01.01.2004 geschlossenen Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.B. Wohnungs- oder Objektnummer Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.

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Fragen Sie bei wichtigen Terminsachen (z.B. gesetzte Frist läuft ab) vorab an, ob eine Bearbeitung innerhalb der gesetzten Frist möglich ist bzw. ob bestimmte Rechtsmittel eingelegt werden müssen.

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