Contact for English speaking clients1. Funktion der Abmahnung:
Die Abmahnung ist der Ausdruck der Missbilligung eines Verhaltens des Arbeitnehmers unter Androhung der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sofern das Verhalten nicht geändert wird. Mit der Abmahnung soll der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber an seine vertraglichen Pflichten erinnert (sog. „Erinnerungs- oder Ermahnungsfunktion“) und vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis bei weiterem Fehlverhalten gewarnt werden (sog. „Ankündigungs- und Warnfunktion“). Darüber hinaus hat die Abmahnung keine Sanktionsfunktion, da der Arbeitnehmer durch die Abmahnung nicht bestraft, sondern zu künftigem vertragsgemäßem Verhalten angehalten werden soll.
Der notwendige Inhalt einer Abmahnung ergibt sich aus ihren Funktionen. Die wichtigsten Funktionen der Abmahnung sind die „Warn- und die Androhungsfunktion“. Dem Arbeitnehmer soll vor Augen geführt werden, dass der Arbeitgeber nicht mehr bereit ist, ein bestimmtes Verhalten hinzunehmen und Rechtskonsequenzen (die Kündigung) androht. Der Warnzweck einer Abmahnung erfordert mithin, dass die Warnung eindeutig und bestimmt erfolgen muss. Dem „Androhungszweck“ genügt, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses angedroht wird oder milder — für eine spätere Beendigungskündigung allerdings nicht ausreichend — sonstige Rechtsfolgen.
Nicht notwendig ist, dass bereits eine bestimmte Kündigung (ordentliche, außerordentliche oder eine Änderungskündigung) angedroht wird. Neben der Warn- und Androhungsfunktion besteht die sog. „Dokumentationsfunktion“, der Arbeitgeber muss hiernach das beanstandete Verhalten ganz konkret bezeichnen. Geht der Arbeitnehmer nicht gegen eine Abmahnung vor, so heißt dies nicht im Umkehrschluss direkt, dass die vom Arbeitgeber ausgesprochene Abmahnung rechtmäßig war.
2. Abmahnungsberechtigung:
Abmahnungsberechtigt sind nach herrschender Meinung nicht nur kündigungsberechtigte Personen, sondern alle Mitarbeiter des Arbeitgebers, die nach ihrer Aufgabenstellung befugt sind, Anweisungen wegen des Orts, der Zeit sowie der Art und Weise der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen. Abmahnungsberechtigt sind mithin nicht nur die Dienstvorgesetzten, die zu Personalentscheidungen befugt sind, sondern auch die jeweiligen Fachvorgesetzten.
3. Bis wann ist eine Abmahnung möglich?
a. Der zeitliche Geltungsbereich der Abmahnung ist in der Rechtsprechung umstritten. Die Auswirkungen einer Abmahnung sind jedoch zeitlich begrenzt. Allerdings besteht keine Regelfrist, innerhalb derer sie ihre Wirkung verliert. Vielmehr richtet sich dies nach den Umständen des Einzelfalls. Eine Abmahnung kann ihre Warn- und Androhungsfunktion verlieren, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit unbeanstandet seine Pflichten erfüllt hat oder der Arbeitgeber weitere gleichartige Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers oder anderer Mitarbeiter unbeanstandet hinnimmt. Hat die Abmahnung ihre Wirkung verloren, so entsteht nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts das Recht des Arbeitnehmers, ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen zu können. Dies gilt grundsätzlich nicht mehr, wenn das Arbeitsverhältnis sein Ende gefunden hat.
b. Für die Abmahnung besteht keine Regelausschlussfrist, innerhalb derer sie erklärt werden muss. Vielmehr steht es dem Arbeitgeber grundsätzlich frei, ob und wann er eine Abmahnung ausspricht. Selbstverständlich sind die Wirkungen einer Abmahnung umso schwächer, je länger der Arbeitgeber wartet (z.B. für eine spätere Kündigung). Das Recht des Arbeitgebers zur Abmahnung kann auch verwirkt sein, wenn der Arbeitgeber das Verhalten des Arbeitnehmers auch nach einem längeren Zeitraum nicht abgemahnt hat. Das Landesarbeitsgericht Köln hat eine Verwirkung in einem Fall angenommen, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erst 1 Jahr nach einem Pflichtverstoß abgemahnt hat, ohne dass es für diese Wartezeit einen erkennbaren, geschweige denn nachvollziehbaren Grund gegeben hätte.
4. Berechtigte Abmahnung – Was kann der Arbeitnehmer trotzdem veranlassen?
Ist die Abmahnung des Arbeitgebers berechtigt oder will sich der Arbeitnehmer hiergegen nicht wehren (notfalls muss er hiergegen nämlich gerichtlich vorgehen), so kann der Arbeitnehmer in einer schriftlichen Gegendarstellung erklären, wie es zu der angemahnten Pflichtverletzung kam. Auf diese Weise kann der Arbeitnehmer ein eventuell entstandenes „negatives Bild der Arbeitseinstellung“ korrigieren. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass die Gegendarstellung zu der Personalakte genommen wird. Sie ist dann unmittelbar hinter der ausgesprochenen Abmahnung abzuheften.
