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Anfall und Kostenschuldner der Aktenversendungspauschale

Ein Berliner Anwalt wollte die Gebühr für die Übersendung von Gerichtsakten nicht zahlen, nachdem er seine Berufung zurückgezogen hatte – doch das Kammergericht entschied gegen ihn. Obwohl die Akte zwischenzeitlich sogar in der falschen Kanzlei landete, musste der Anwalt die 12 Euro Aktenversendungspauschale übernehmen. Das Gericht stellte klar: Sobald die Akte auf den Weg gebracht wird, ist die Gebühr fällig, unabhängig vom weiteren Verlauf des Verfahrens.

Das Wichtigste in Kürze

  • Gericht: Kammergericht Berlin
  • Datum: 30.04.2024
  • Aktenzeichen: 5 AR 8/24
  • Verfahrensart: Erinnerung gegen Kostenansatz
  • Rechtsbereiche: Kostenrecht, Zivilprozessrecht

Beteiligte Parteien:

  • Erinnerungsführer: Der Rechtsanwalt, der gegen die Erhebung einer Aktenversendungspauschale vorgeht. Er argumentiert, dass die Kosten aufgrund der Rücknahme der Berufung und der nicht erfolgten Aktenzustellung gegenstandslos seien.
  • Kammergericht Berlin: Die Institution, die die Aktenversendung bewilligt und die Pauschale festgelegt hat.

Um was ging es?

  • Sachverhalt: Der Erinnerungsführer beantragte die Versendung einer Akte zu seiner Kanzlei. Die Gebühr für den Versand wurde ihm in Rechnung gestellt. Nach Rücknahme der Berufung erklärte er, dass die Akteneinsicht gegenstandslos sei, betonte aber auch, dass die Akte erst verspätet und indirekt bei ihm eintraf.
  • Kern des Rechtsstreits: Der Kern der Diskussion ist, ob die Kostenpflicht entfällt, weil die Akte aufgrund der Berufungsrücknahme und verspäteten Zustellung nicht mehr benötigt wurde.

Was wurde entschieden?

  • Entscheidung: Die Erinnerung des Erinnerungsführers wurde zurückgewiesen. Die Kostenansatzentscheidung bleibt bestehen.
  • Begründung: Maßgeblich ist, dass die Aktenversendung auf Antrag des Erinnerungsführers erfolgte, wodurch die Gebühr fällig wurde. Der Umweg oder die Rücknahme der Berufung hat keinen Einfluss auf die Kostenpflicht. Eine Verpflichtung des Gerichts, die Aktenversendung zu stoppen, besteht nicht.
  • Folgen: Der Erinnerungsführer muss die festgesetzte Aktenversendungspauschale tragen. Der Beschluss ist nicht anfechtbar, womit die Entscheidung endgültig ist.

Klärung der Aktenversendungspauschale: Wer trägt die Kosten im Rechtsverfahren?

Die Zustellung und Versendung von Gerichtsakten ist mit verschiedenen Kosten verbunden, die nicht immer eindeutig zuzuordnen sind. Die Aktenversendungspauschale stellt dabei eine administrative Gebühr dar, deren rechtliche Einordnung oft Fragen aufwirft. Gerichte und Anwälte müssen präzise klären, wer diese Kosten zu tragen hat und nach welchen gesetzlichen Regelungen die Erstattung erfolgt.

Komplexe Rechtsfälle erfordern häufig umfangreiche Aktenversendungen zwischen Gerichten, Anwälten und anderen Verfahrensbeteiligten. Die anfallenden Rechtskosten für den Versand sind dabei Teil der gerichtlichen Gebührenordnung und können erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Die Frage nach dem Kostenersatz und dem konkreten Kostenschuldner ist daher von zentraler Bedeutung für alle Verfahrensbeteiligten.

Der Fall vor Gericht


Streit um Aktenversendungspauschale vor dem Kammergericht Berlin

Anwalt in modernem Büro mit Paket für Gerichtsakten, frustriert am Schreibtisch stehend.
Aktenversendungspauschale und Kostenschuldner | Symbolfoto: Ideogram gen.

Ein Rechtsanwalt scheiterte vor dem Kammergericht Berlin mit seiner Erinnerung gegen eine Aktenversendungspauschale von 12 Euro. Der Anwalt hatte im Februar 2024 für seine Mandantin Berufung gegen ein Urteil des Landgerichts Berlin eingelegt und zugleich Akteneinsicht durch Übersendung der Akte in seine Kanzlei beantragt.

Fehlgeleitete Aktenversendung führt zu Gebührendisput

Nach Bewilligung der Akteneinsicht durch den Vorsitzenden des 19. Zivilsenats wurde die Akte am 4. März 2024 zur Versendung freigegeben. Die Geschäftsstelle setzte hierfür eine Aktenversendungspauschale nach Nr. 9003 GKG-KV an. Bevor die Akte beim antragstellenden Anwalt eintraf, nahm dieser am 7. März 2024 die Berufung zurück und erklärte den Akteneinsichtsantrag für gegenstandslos. Die Akte erreichte zunächst irrtümlich eine andere Rechtsanwaltskanzlei und wurde dem Antragsteller erst am 12. März 2024 zugestellt.

Gericht bestätigt Rechtmäßigkeit der Gebührenerhebung

Das Kammergericht stellte klar, dass der Anwalt als Antragsteller der alleinige Kostenschuldner ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss derjenige die Pauschale zahlen, der mit seiner Antragserklärung die Aktenversendung unmittelbar veranlasst hat. Die Pauschale wird bereits mit Beginn der Versendung fällig, also sobald die Geschäftsstelle die Akte in den Geschäftsgang gibt.

Keine Verpflichtung zum Abbruch der Versendung

Das Gericht betonte, dass die spätere Erklärung des Anwalts zur Gegenstandslosigkeit seines Antrags sowie der Umweg der Akte über eine andere Kanzlei für die Gebührenpflicht unerheblich sind. Eine Verpflichtung des Gerichts, nach der Rücknahmeerklärung den Verbleib der Akte zu ermitteln und die Versendung zu stoppen, wurde ausdrücklich verneint. Eine solche Anforderung würde einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand bedeuten und zu nicht vertretbaren Verzögerungen im allgemeinen Gerichtsbetrieb führen. Das Gericht wies die Erinnerung daher zurück und bestätigte die Kostenpflicht des Anwalts. Das Verfahren selbst wurde als Gerichtskostenfrei eingestuft, wobei Außergerichtliche Kosten nicht erstattet werden.


Die Schlüsselerkenntnisse

Das Urteil klärt die Kostenpflicht bei der Aktenversendung im Gerichtsverfahren. Ein Rechtsanwalt, der Akteneinsicht durch Versendung beantragt, wird selbst zum Kostenschuldner der Versendungspauschale – unabhängig davon, ob er im Namen eines Mandanten handelt. Die Pauschale wird bereits mit der Versendung fällig und ist auch dann zu zahlen, wenn die Akte zunächst falsch zugestellt wurde oder das Verfahren sich später erledigt.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Wenn Sie einen Anwalt mit Ihrer Vertretung beauftragt haben, müssen Sie sich keine Sorgen um zusätzliche Kosten für die Akteneinsicht machen. Die Aktenversendungspauschale von 12 Euro muss Ihr Anwalt selbst tragen und kann sie nicht an Sie weiterreichen. Auch wenn die Akte versehentlich falsch zugestellt wird oder Sie das Verfahren später beenden, entstehen Ihnen dadurch keine zusätzlichen Kosten. Dies gibt Ihnen finanzielle Sicherheit bei der Akteneinsicht durch Ihren Anwalt.

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FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Thema

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist eine Aktenversendungspauschale und wofür wird sie erhoben?

Die Aktenversendungspauschale ist eine gesetzlich geregelte Gebühr, die für die Versendung von Gerichtsakten auf Antrag erhoben wird. Sie beträgt 12 Euro je Sendung für Papierakten und 5 Euro bei elektronischer Übermittlung.

Gesetzliche Grundlage und Zweck

Die Pauschale ist in Nr. 9003 des Kostenverzeichnisses zum Gerichtskostengesetz (KV-GKG) geregelt und dient der Abgeltung der Transport- und Verpackungskosten. Sie wird erhoben, wenn Akten auf Antrag eines Rechtsanwalts zur Einsichtnahme in dessen Kanzleiräume versendet werden.

Besonderheiten der Berechnung

Die Hin- und Rücksendung der Akte gelten zusammen als eine einzige Sendung. Wenn die Akte in elektronischer Form geführt und auch elektronisch übermittelt wird, beträgt die Pauschale nur 5 Euro.

Wann fällt keine Pauschale an?

Die Aktenversendungspauschale wird nicht erhoben, wenn:

  • Die Akte auf der Geschäftsstelle bereitgestellt wird
  • Die Akte in das Gerichtsfach des Anwalts eingelegt wird
  • Die Akte elektronisch geführt und elektronisch übermittelt wird

Praktische Bedeutung

Die Versendung der Akten in die Kanzleiräume ermöglicht dem Rechtsanwalt eine gründliche Akteneinsicht unter Nutzung eigener bürotechnischer Hilfsmittel. Dies bedeutet für den Anwalt eine erhebliche Arbeitserleichterung und ermöglicht den Einsatz von Hilfskräften bei der Herstellung von Aktenauszügen.


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Ab welchem Zeitpunkt muss die Aktenversendungspauschale bezahlt werden?

Die Aktenversendungspauschale entsteht mit der tatsächlichen Versendung der Akte durch die Justizbehörde. Dabei gilt:

Entstehungszeitpunkt

Die Pauschale wird erst dann fällig, wenn die Akte das Gerichtsgebäude tatsächlich verlassen hat. Eine bloße Bereitstellung der Akte zur Abholung oder das Einlegen in ein Gerichtsfach löst keine Zahlungspflicht aus.

Vorschussregelung

Im Zivilprozess kann die Justizbehörde einen Vorschuss in Höhe von 12 EUR vor der Versendung verlangen.

Anders im Straf- und Bußgeldverfahren: Hier darf die Aktenversendung nicht von einer vorherigen Zahlung der Pauschale abhängig gemacht werden. Die Erhebung erfolgt erst nach rechtskräftiger Entscheidung.

Besonderheiten bei elektronischen Akten

Bei elektronisch geführten und übermittelten Akten fällt keine Aktenversendungspauschale an. In diesem Fall wird stattdessen eine Dokumentenpauschale berechnet.

Zahlungspflicht bei mehrfacher Versendung

Wenn dieselbe Akte mehrfach versendet wird, entsteht die Pauschale auch mehrfach. Bei der Versendung mehrerer Akten in einer Sendung fällt die Pauschale hingegen nur einmal an.

Die Hin- und Rücksendung der Akte gilt dabei als eine einzige Sendung, für die nur eine Pauschale zu entrichten ist.


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Wer muss die Aktenversendungspauschale bezahlen?

Die Aktenversendungspauschale muss grundsätzlich derjenige bezahlen, der die Versendung der Akten beantragt hat.

Kostenschuldner im Zivilprozess

Im Zivilprozess ist regelmäßig die Partei Kostenschuldner, für die der Prozessbevollmächtigte die Akteneinsicht beantragt hat. Dies ergibt sich aus der Tatsache, dass der Prozessbevollmächtigte mit der Akteneinsicht ein Recht der Partei wahrnimmt, das aus § 299 Abs. 1 ZPO folgt.

Kostenschuldner in Straf- und Bußgeldsachen

In Straf- und Bußgeldsachen ist der Verteidiger selbst der Kostenschuldner, der die Pauschale zu begleichen hat. Dabei handelt es sich nicht um einen durchlaufenden Posten, sondern um eine umsatzsteuerbare Leistung des Rechtsanwalts. Der Mandant muss seinem Verteidiger die Aktenversendungspauschale daher zuzüglich Umsatzsteuer ersetzen.

Höhe der Pauschale

Die Aktenversendungspauschale beträgt 12 Euro für die physische Versendung. Bei elektronisch geführten Akten, die auch elektronisch übermittelt werden, reduziert sich die Pauschale auf 5 Euro.

Besondere Regelungen

Wenn die Akte in das Gerichtsfach eines Rechtsanwalts eingelegt wird, kann keine Aktenversendungspauschale erhoben werden. Gleiches gilt, wenn die Akte elektronisch geführt wird und ihre Übermittlung elektronisch erfolgt.

Die Pauschale wird auch von der Rechtsschutzversicherung übernommen, da sie Teil der Rechtsanwaltsvergütung ist und somit von der Versicherung zu erstatten ist.


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Welche Alternativen gibt es zur kostenpflichtigen Aktenversendung?

Persönliche Akteneinsicht bei der Behörde

Die grundsätzliche Form der Akteneinsicht erfolgt direkt bei der aktenführenden Behörde. Diese Option ist kostenfrei und ermöglicht eine unmittelbare Einsichtnahme in die Originalakten. Die Einsicht findet unter Aufsicht eines Behördenvertreters statt, wobei Sie die Möglichkeit haben, Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

Nutzung eines Gerichtsfachs

Für ortsansässige Rechtsanwälte besteht die Möglichkeit, ein Gerichtsfach zu unterhalten. Bei Nutzung des Gerichtsfachs entfällt die Aktenversendungspauschale. Diese Option steht allerdings nur Anwälten zur Verfügung, die regelmäßig bei dem jeweiligen Gericht tätig sind.

Einsichtnahme an alternativen Orten

In besonderen Fällen kann die Akteneinsicht auch bei einer anderen Behörde erfolgen. Dies ist besonders relevant, wenn Sie in größerer Entfernung zum Sitz der aktenführenden Behörde wohnen. Die Behörde kann die Akten dann an eine näher gelegene Behörde versenden.

Elektronische Akteneinsicht

Bei elektronisch geführten Akten ist die Übermittlung in digitaler Form möglich und kostenfrei. Die elektronische Übermittlung erfolgt durch:

  • Bereitstellung zum Abruf
  • Übermittlung auf einem Datenträger
  • Zugang über spezielle Akteneinsichtsportale

Die Behörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über die Art der Akteneinsicht und muss dabei zumutbare Bedingungen gewährleisten. Die Wahl der Einsichtsform muss dabei die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen und darf die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung der Behörde nicht beeinträchtigen.


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Kann die Aktenversendungspauschale zurückgefordert werden?

Die Aktenversendungspauschale in Höhe von 12 Euro zuzüglich Umsatzsteuer kann unter bestimmten Voraussetzungen zurückgefordert werden.

Grundsätzliche Erstattungsfähigkeit

Die Aktenversendungspauschale ist als notwendige Auslage erstattungsfähig, wenn Sie im Verfahren obsiegen oder das Verfahren eingestellt wird. Dies gilt insbesondere bei einem Freispruch oder einer Verfahrenseinstellung, wobei die Erstattung aus der Staatskasse erfolgt.

Voraussetzungen für die Erstattung

Die Erstattung der Aktenversendungspauschale kann nicht mit der Begründung verweigert werden, dass ein ortsansässiger Anwalt die Akte hätte abholen können. Der Verfassungsgerichtshof Berlin hat klargestellt, dass eine solche Verweigerung willkürlich und damit rechtswidrig ist.

Besonderheiten bei elektronischen Akten

Bei elektronisch geführten Akten gelten besondere Regelungen:

  • Die Pauschale wird nicht erhoben, wenn die Akte elektronisch geführt und elektronisch übermittelt wird
  • Wenn Sie ausdrücklich eine digitale Übermittlung beantragt haben, die Behörde aber nur einen Papierausdruck übermitteln kann, darf keine Aktenversendungspauschale erhoben werden

Kostenschuldner und Erstattungsanspruch

Der Anspruch auf Erstattung richtet sich danach, wer die Kosten ursprünglich getragen hat. Dabei gilt:

  • Im Zivilprozess schuldet die Partei die Pauschale, für die der Prozessbevollmächtigte die Akteneinsicht beantragt hat
  • Bei Pflichtverteidigung kann der Verteidiger die gezahlte Aktenversendungspauschale nach § 46 RVG als Auslagen ersetzt verlangen
  • Bei Rechtsschutzversicherung muss die Versicherung diese Kosten übernehmen

Die Erstattung erfolgt im Rahmen der Kostenfestsetzung. Der Antrag auf Erstattung muss dabei zusammen mit den übrigen Verfahrenskosten geltend gemacht werden.


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Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung der FAQ Fragen keine individuelle Rechtsberatung ersetzen kann. Haben Sie konkrete Fragen oder Anliegen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir beraten Sie gerne.


Glossar - Juristische Fachbegriffe kurz und knapp einfach erklärt

Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt

Aktenversendungspauschale

Eine gesetzlich festgelegte Gebühr für die Übersendung von Gerichtsakten zwischen Gerichten, Anwälten und anderen Verfahrensbeteiligten. Sie beträgt aktuell 12 Euro und wird gemäß Nr. 9003 des Kostenverzeichnisses zum Gerichtskostengesetz (GKG-KV) erhoben. Die Pauschale wird bereits fällig, sobald die Gerichtsakte zur Versendung freigegeben und in den Geschäftsgang gebracht wird – unabhängig vom weiteren Verlauf des Verfahrens. Beispiel: Ein Anwalt beantragt Akteneinsicht durch Übersendung – selbst wenn er seinen Antrag später zurückzieht, muss er die Pauschale zahlen, da die Versendung bereits eingeleitet wurde.


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Kostenschuldner

Die Person oder Partei, die zur Zahlung bestimmter Verfahrenskosten verpflichtet ist. Im Fall der Aktenversendungspauschale ist dies nach der Rechtsprechung des BGH derjenige, der durch seinen Antrag die Versendung unmittelbar veranlasst hat. Die Zahlungspflicht entsteht unabhängig vom weiteren Verfahrensverlauf oder späteren Ereignissen. Beispiel: Ein Anwalt beantragt Akteneinsicht und wird damit zum Kostenschuldner der Versendungspauschale, auch wenn er später die zugrundeliegende Klage zurückzieht.


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Erinnerung

Ein Rechtsbehelf gegen gerichtliche Kostenentscheidungen und andere Verwaltungsakte des Gerichts, geregelt in § 66 GKG. Mit der Erinnerung kann ein Beteiligter die Überprüfung einer Kostenentscheidung durch das Gericht beantragen. Sie muss innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntgabe der Entscheidung eingelegt werden. Beispiel: Ein Anwalt legt Erinnerung gegen die Festsetzung der Aktenversendungspauschale ein, weil er mit der Kostenpflicht nicht einverstanden ist.


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Gerichtskostenfrei

Ein Verfahren oder eine Entscheidung, bei der keine Gerichtsgebühren anfallen. Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass auch keine anderen Kosten (wie Anwaltskosten oder Auslagen) entstehen. Die Gerichtskostenfreiheit kann sich aus verschiedenen gesetzlichen Vorschriften ergeben. Beispiel: Ein Verfahren über die Erinnerung gegen Kostenentscheidungen ist gerichtskostenfrei, aber die streitigen Kosten selbst müssen trotzdem bezahlt werden.


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Außergerichtliche Kosten

Kosten, die im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit entstehen, aber keine Gerichtsgebühren sind. Dazu gehören insbesondere Anwaltskosten, Reisekosten, Verdienstausfall oder Kosten für Sachverständige. Die Erstattung dieser Kosten richtet sich nach der jeweiligen Kostenentscheidung des Gerichts. Beispiel: Die Kosten für die anwaltliche Vertretung im Erinnerungsverfahren werden nicht erstattet, auch wenn das Verfahren selbst gerichtskostenfrei ist.

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Wichtige Rechtsgrundlagen


  • § 28 Absatz 2 Gerichtskostengesetz (GKG): Dieser Paragraph regelt, wer als Kostenschuldner für bestimmte Gerichtskosten verantwortlich ist. Insbesondere legt er fest, dass derjenige, der die Antragstellung zur Aktenversendung veranlasst, als Kostenschuldner gilt. Wenn ein Rechtsanwalt die Antragstellung übernimmt, ist dieser alleiniger Kostenschuldner.
    Im vorliegenden Fall wurde der Erinnerungsführer als Kostenschuldner benannt, da er die Aktenversendung beantragt hat. Dies entspricht der gesetzlichen Bestimmung, wodurch die Aktenversendungspauschale korrekt ihm in Rechnung gestellt wurde.
  • § 66 Absatz 1 Gerichtskostengesetz (GKG): Dieser Paragraph behandelt die Voraussetzungen und das Verfahren für die Einlegung einer Erinnerung gegen einen Kostenansatz. Eine Erinnerung kann eingelegt werden, wenn der Betroffene mit der Gebührenfestsetzung unzufrieden ist. Sie muss fristgerecht und formgerecht eingereicht werden, um geprüft zu werden.
    Der Erinnerungsführer legte eine Erinnerung gegen den Kostenansatz ein, welche jedoch gemäß § 66 Absatz 1 GKG als unbegründet zurückgewiesen wurde. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Einlegung der Erinnerung nicht die erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen erfüllte.
  • Gerichtskostengesetz (GKG): Das GKG regelt die anfallenden Kosten in gerichtlichen Verfahren, einschließlich der Gebührenordnung und der Zuständigkeiten für Kostenübernahmen. Es bestimmt, welche Kosten im Verfahren entstehen und wer diese zu tragen hat.
    In dem vorliegenden Beschluss wurde auf verschiedene Bestimmungen des GKG Bezug genommen, um die Kostenverteilung und die Berechtigung der Kostenansprüche des Gerichts zu begründen. Insbesondere wurden die Vorschriften zur Kostenschuldnerschaft und zur Erinnerung auf Grundlage des GKG angewendet.
  • Gebührenordnung des Gerichtskostengesetzes (GKG-KV) Nr. 9003: Diese spezifische Gebührenziffer regelt die Pauschale für die Versendung von Akten durch das Gericht. Sie legt den Betrag fest, der für den Versand von Dokumenten an den Antragsteller berechnet wird.
    Die Aktenversendungspauschale in Höhe von 12 Euro wurde gemäß Nr. 9003 GKG-KV erhoben. Der Erinnerungsführer wurde korrekt als Kostenschuldner für diese Gebühr identifiziert und die Pauschale entsprechend in Rechnung gestellt.
  • Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) zur Kostenschuldnerschaft: Der BGH hat in verschiedenen Urteilen klargestellt, wer als Kostenschuldner für bestimmte Gerichtskosten gilt, insbesondere im Zusammenhang mit der Aktenversendung durch Rechtsanwälte.
    Im vorliegenden Fall wurde auf BGH-Urteile verwiesen, um zu bestimmen, dass der Rechtsanwalt als alleiniger Kostenschuldner gilt, wenn er die Antragstellung zur Aktenversendung vornimmt. Diese Rechtsprechung untermauerte die Entscheidung des Gerichts, den Erinnerungsführer als Kostenschuldner zu benennen.

Das vorliegende Urteil


KG Berlin – Az.: 5 AR 8/24 – Beschluss vom 30.04.2024


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