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E-Mail Zugang: Nachweis der Versendung reicht nicht für Beweis

Das Oberlandesgericht Hamm entschied, dass der reine Nachweis der Versendung einer E-Mail nicht ausreicht, um den Zugang beim Empfänger zu beweisen. Vielmehr ist die Vorlage einer Eingangs- und Lesebestätigung erforderlich, um den Zugang nachweisen zu können.

→ Weiter zum vorliegenden Urteil Az.: 26 W 13/23

✔ Das Wichtigste in Kürze

  • Der Nachweis der bloßen Versendung einer E-Mail ist nicht ausreichend für den Beweis des Zugangs beim Empfänger.
  • Allein ein Screenshot der versendeten E-Mail stellt keinen Beweis für deren Zugang dar.
  • Für den Zugangsnachweis ist eine Eingangs- und Lesebestätigung des Empfängers erforderlich.
  • Der Versender einer E-Mail hat die Obliegenheit, eine solche Lesebestätigung zum Nachweis des Zugangs anzufordern.
  • Eine automatisierte E-Mail-Antwort des Empfängers beweist nicht, dass die ursprüngliche Nachricht mit den Anspruchsunterlagen vorlag.
  • Dem Kläger oblag die Beweislast für den Zugang seiner E-Mail mit den erforderlichen Unterlagen.
  • Da dieser Zugang nicht nachgewiesen wurde, trifft den Kläger zu Recht die Kostenlast des Rechtsstreits.
  • Der Anscheinsbeweis der Versendung reicht für den Zugangsnachweis nicht aus.

E-Mail-Zugang: Jetzt bloßer Versand nicht mehr genug!

Zugang e-Mail
(Symbolfoto: Song_about_summer /Shutterstock.com)

E-Mail spielt heute in der Kommunikation eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht den schnellen und unkomplizierten Austausch von Informationen und Dokumenten über große Entfernungen hinweg. Dabei stellen sich jedoch immer wieder rechtliche Fragen, wenn es um den Nachweis des Zugangs einer E-Mail geht. Denn nicht jeder Versand einer E-Mail bedeutet automatisch, dass der Empfänger diese auch tatsächlich erhalten und zur Kenntnis genommen hat.

Gerichte haben sich daher eingehend mit der Problematik des E-Mail-Zugangs befasst und klare Regeln für den Nachweis entwickelt. So reicht der bloße Beweis der Versendung einer E-Mail für den Zugangsnachweis in der Regel nicht aus. Vielmehr muss der Absender einer E-Mail zusätzlich eine Eingangs- und Lesebestätigung des Empfängers vorlegen, um den Zugang rechtlich einwandfrei nachzuweisen.

Im Folgenden werden wir einen konkreten Fall betrachten, in dem sich ein Gericht mit der Frage des E-Mail-Zugangs auseinandersetzen musste. Das Urteil liefert wichtige Erkenntnisse darüber, welche Anforderungen an den Nachweis des Zugangs einer E-Mail zu stellen sind.

Der Fall vor dem Oberlandesgericht Hamm im Detail

E-Mail Zugang: Nachweis der Versendung reicht nicht für Beweis

In dem vorliegenden Fall befasste sich das Oberlandesgericht Hamm mit der Frage, ob der reine Nachweis der Versendung einer E-Mail den Zugang beim Empfänger beweist. Der Kläger hatte die Beklagten verklagt und argumentierte, er habe ihnen die erforderlichen Unterlagen für die Anspruchsprüfung per E-Mail zukommen lassen. Dem widersprachen die Beklagten und gaben an, die fragliche E-Mail vom 12.10.2022 nicht erhalten zu haben. Daraufhin klagte der Kläger und scheiterte. Das erstinstanzliche Gericht wies die Klage des Klägers ab und erlegte ihm die Kosten des Rechtsstreits auf. Der Kläger war mit dieser Entscheidung nicht einverstanden und legte Beschwerde ein, die jedoch vom OLG Hamm zurückgewiesen wurde.

Der Streit und die Herausforderung des Falls

Der zentrale Streitpunkt des Falles drehte sich um die Frage des Zugangs der E-Mail vom 12.10.2022 beim Empfänger. Der Kläger trug die Beweislast dafür, dass die Beklagten die E-Mail mit den erforderlichen Unterlagen erhalten haben. Es stellte sich somit die rechtliche Frage, ob der Kläger den Zugang der E-Mail ausreichend nachweisen konnte. Die Herausforderung des Falls lag darin, dass der Kläger lediglich einen Screenshot der versendeten E-Mail vorlegen konnte, was nach Ansicht des Gerichts nicht ausreicht, um den Zugang zu beweisen.

Die Entscheidung des Oberlandesgerichts Hamm

Das Oberlandesgericht Hamm bestätigte die Entscheidung des Landgerichts und wies die Beschwerde des Klägers zurück. Das Gericht stellte fest, dass der bloße Nachweis der Versendung einer E-Mail nicht ausreicht, um den Zugang beim Empfänger zu beweisen. Ein Screenshot der versendeten E-Mail sei kein geeigneter Beweis für den Zugang, da er lediglich die Absendung, nicht aber den Empfang der E-Mail dokumentiert. Das OLG Hamm führte aus, dass es zwar einen Anscheinsbeweis für den Zugang von E-Mails gibt, dieser jedoch widerlegt werden kann und nicht ausreicht, wenn – wie im vorliegenden Fall – der Empfänger den Zugang bestreitet.

Nachweis des Zugangs von E-Mails: Eingangs- und Lesebestätigungen

Um den Zugang einer E-Mail zu beweisen, ist laut OLG Hamm die Vorlage einer Eingangs- und Lesebestätigung erforderlich. Diese Bestätigungen dokumentieren, dass die E-Mail beim Empfänger angekommen ist und von ihm geöffnet wurde. Das Gericht betonte, dass dem Versender einer E-Mail sogar die Obliegenheit trifft, eine solche Lesebestätigung anzufordern, wenn er den Zugang der E-Mail später nachweisen muss. Im vorliegenden Fall hatte der Kläger keine Lesebestätigung angefordert und konnte den Zugang der E-Mail daher nicht beweisen.

✔ FAQ zum Thema: E-Mail Zugang


Was bedeutet der Begriff „Zugang einer E-Mail“ rechtlich?

Der Zugang einer E-Mail ist rechtlich der Zeitpunkt, zu dem die E-Mail so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser von ihr Kenntnis nehmen kann. Nach der aktuellen Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 06.10.2022 ist eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr in dem Moment zugegangen, in dem sie auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung gestellt wird.

Dass die E-Mail tatsächlich abgerufen und gelesen wird, ist für den rechtlichen Zugang hingegen nicht erforderlich. Der Mailserver liegt bereits im Machtbereich des Empfängers. Entscheidend ist, dass die E-Mail innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver zur Verfügung gestellt wird.

Der Absender trägt die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die E-Mail dem Empfänger zugegangen ist. Die bloße Absendung der E-Mail begründet noch keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Auch eine ausbleibende Meldung über die Unzustellbarkeit reicht als Nachweis nicht aus. Um sicherzugehen, dass die E-Mail zugegangen ist, sollte der Absender eine Lesebestätigung anfordern.

Der BGH hat mit seiner Entscheidung eine wichtige, bisher ungeklärte Frage zum Zugang von E-Mails im Geschäftsverkehr geklärt. Offen bleibt aber noch, wann der Zugang erfolgt, wenn die E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen eingeht. Auch für den privaten E-Mail-Verkehr gelten die Grundsätze nicht unbedingt.


Wie kann der Zugang einer E-Mail rechtlich nachgewiesen werden?

Nach der aktuellen Rechtsprechung trägt der Absender einer E-Mail die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die E-Mail dem Empfänger zugegangen ist. Die bloße Absendung der E-Mail begründet noch keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Auch eine ausbleibende Meldung über die Unzustellbarkeit reicht als Nachweis nicht aus.

Um den Zugang einer E-Mail rechtssicher zu beweisen, sollte der Absender eine Lesebestätigung anfordern. Durch Anklicken der Option „Lesebestätigung anfordern“ in den meisten E-Mail-Programmen erhält der Absender eine Rückmeldung, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Diese Lesebestätigung dient als zuverlässiger Beweis für den Zugang.

Alternativ kann der Absender den E-Mail-Versand auch durch einen E-Mail-Dienst mit Zustellungsnachweis wie RMail durchführen. Dieser erstellt einen forensisch nachweisbaren Beleg über Versand, Zustellung und Inhalt der E-Mail, der auch vor Gericht anerkannt wird.

Der Ausdruck einer E-Mail allein genügt hingegen nicht als Beweis. E-Mails haben, anders als qualifiziert digital signierte Dokumente nach §371a ZPO, keine direkte Beweiskraft vor Gericht. Der Ausdruck einer E-Mail kann aber als sogenanntes „präsentes Beweismittel“ in einen Gerichtsprozess eingeführt werden. Die inhaltliche Echtheit muss dann gesondert bewiesen werden, z.B. durch eine Lesebestätigung.

Zusammengefasst sollte der Absender für den rechtssicheren Nachweis des E-Mail-Zugangs unbedingt eine Lesebestätigung anfordern oder einen qualifizierten Zustellungsdienst nutzen. Nur so kann er im Streitfall den Zugang beweisen und Rechtsnachteile vermeiden.


Warum reicht ein Screenshot der versendeten E-Mail nicht aus, um den Zugang nachzuweisen?

Ein Screenshot einer versendeten E-Mail reicht aus mehreren Gründen nicht aus, um den Zugang beim Empfänger rechtssicher zu beweisen:

Screenshots können gefälscht oder manipuliert werden. Es lässt sich anhand eines Screenshots nicht zweifelsfrei feststellen, ob die E-Mail tatsächlich so versendet wurde. Auch Datum und Uhrzeit im Screenshot könnten nachträglich verändert worden sein.

Ein Screenshot belegt lediglich die Absendung, nicht aber den tatsächlichen Zugang beim Empfänger. Selbst wenn die E-Mail nachweislich versendet wurde, kann sie auf dem Weg zum Empfänger verloren gegangen sein und ihn nie erreicht haben. Technische Störungen und Ausfälle sind nie ganz auszuschließen.

Zudem beweist ein Screenshot nicht, dass die E-Mail in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, so dass er von ihr Kenntnis nehmen konnte. Dies wäre aber Voraussetzung für den rechtlichen Zugang. Dass die E-Mail im Postfach des Empfängers abrufbar war, lässt sich durch einen bloßen Screenshot der Absendung nicht belegen.

Gerichte sehen daher einen Screenshot in der Regel nicht als ausreichenden Zugangsbeweis an. Um Zweifel auszuräumen, muss der Screenshot das dem Screenshot unterliegende Dokument vollständig und widerspruchsfrei abbilden. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein Zeitstempel können die Beweiskraft erhöhen.

Der sicherste Weg, den Zugang einer E-Mail zu beweisen, ist das Anfordern einer Lesebestätigung vom Empfänger. Durch Anklicken dieser Funktion erhält der Absender eine Rückmeldung, sobald der Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Dies ist der zuverlässigste Beleg, dass die E-Mail zugegangen ist.


Was passiert, wenn der Empfänger den Zugang einer E-Mail bestreitet?

Wenn der Empfänger den Zugang einer E-Mail bestreitet, trägt der Absender die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die E-Mail dem Empfänger tatsächlich zugegangen ist. Das bloße Absenden der E-Mail begründet noch keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger.

Auch der Umstand, dass der Absender keine Meldung über die Unzustellbarkeit der E-Mail erhalten hat, reicht als Nachweis des Zugangs nicht aus. Denn es ist technisch möglich, dass die E-Mail trotz Versendung nicht auf dem Server des Empfängers ankommt. Dieses Risiko trägt der Absender, da er die Art der Übermittlung der Willenserklärung wählt.

Um den Zugang der E-Mail im Streitfall zu beweisen, muss der Absender eine Lesebestätigung des Empfängers vorlegen können. Durch Anklicken der Option „Lesebestätigung anfordern“ erhält der Absender eine Rückmeldung, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Dies ist der sicherste Weg, den Zugang zu belegen.

Alternativ kann der Absender auch einen qualifizierten Zustellungsdienst mit forensisch nachweisbaren Belegen über Versand, Zustellung und Inhalt der E-Mail nutzen. Der Ausdruck einer E-Mail allein genügt hingegen nicht als Beweis, da E-Mails leicht manipulierbar sind und keine direkte Beweiskraft vor Gericht haben.

Gelingt dem Absender der Nachweis des Zugangs nicht, kann er sich nicht auf die in der E-Mail enthaltene Willenserklärung berufen. Der Empfänger muss die E-Mail dann nicht gegen sich gelten lassen. Dies kann für den Absender je nach Inhalt der E-Mail erhebliche Rechtsnachteile zur Folge haben, etwa den Verlust von Fristen oder Ansprüchen.


Welche vorbeugenden Maßnahmen können genommen werden, um späteren Streit über den E-Mail-Zugang zu vermeiden?

Um späteren Streit über den Zugang einer E-Mail zu vermeiden, sollte der Absender einige vorbeugende Maßnahmen ergreifen:

Die sicherste Methode ist das Anfordern einer Lesebestätigung vom Empfänger. Durch Anklicken der Option „Lesebestätigung anfordern“ erhält der Absender eine Rückmeldung, sobald der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Diese Lesebestätigung dient als zuverlässiger Beweis für den Zugang der E-Mail.

Alternativ kann der Absender auch einen qualifizierten Zustellungsdienst mit forensisch nachweisbaren Belegen über Versand, Zustellung und Inhalt der E-Mail nutzen, z.B. den De-Mail-Dienst. De-Mail ist ein staatlich geprüfter Dienst für rechtssichere Kommunikation, bei dem die E-Mails verschlüsselt übertragen und nur an eindeutig identifizierte Kommunikationspartner zugestellt werden.

Wichtige Willenserklärungen und Dokumente sollten immer direkt in den E-Mail-Text geschrieben und nicht nur als Anhang beigefügt werden. Denn der BGH hat entschieden, dass der Zugang einer E-Mail bereits mit Eingang auf dem Mailserver des Empfängers erfolgt, unabhängig davon, ob und wann ein Anhang heruntergeladen wird.

Der Absender sollte außerdem sicherstellen, dass die E-Mail innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Empfängerserver eintrifft. Denn nur dann gilt sie laut BGH als in diesem Moment zugegangen. Bei einem Eingang außerhalb der Geschäftszeiten ist der genaue Zugangszeitpunkt bisher nicht höchstrichterlich geklärt.

Generell empfiehlt es sich, vertrauliche Daten und Dokumente nur Ende-zu-Ende-verschlüsselt per E-Mail zu versenden, z.B. mit S/MIME oder PGP. So sind die Inhalte auf dem gesamten Übertragungsweg geschützt. Eine zusätzliche Transportverschlüsselung via TLS sollte als Mindeststandard immer aktiviert sein.



§ Relevante Rechtsgrundlagen des Urteils

  • § 91a Abs. 2 ZPO: Erläutert die Voraussetzungen für die Zulässigkeit und Durchführung einer sofortigen Beschwerde gegen gerichtliche Beschlüsse in Zivilverfahren. Im vorliegenden Fall wurde von diesem Paragraphen Gebrauch gemacht, um gegen die Kostenentscheidung des Landgerichts vorzugehen.
  • Beweislast: Im deutschen Recht trägt grundsätzlich die Partei die Beweislast, die aus dem behaupteten Sachverhalt Rechte ableiten möchte. Im vorliegenden Fall musste der Kläger den Zugang der E-Mail beweisen, konnte dies jedoch nicht, was zentral für die Entscheidung des Gerichts war.
  • Anscheinsbeweis bei E-Mail-Versand (OLG Düsseldorf, OLG Köln, LAG Berlin-Brandenburg): Erklärt, dass üblicherweise ein Anscheinsbeweis für die erfolgreiche Übermittlung einer E-Mail bei Nachweis der Absendung angenommen wird, der Zugang der E-Mail beim Empfänger jedoch nicht hinreichend durch bloße Versendung belegt wird.
  • Eingangs- und Lesebestätigungen: Konkretisiert, dass zur Sicherstellung des Beweises des E-Mail-Zugangs beim Empfänger Eingangs- oder Lesebestätigungen vorliegen sollten. Diese bieten einen höheren Beweiswert als der reine Nachweis der Absendung.
  • § 97 ZPO: Regelt die Kostenentscheidung im Falle der Abweisung einer Beschwerde in zivilrechtlichen Verfahren. Im Fallbeispiel war dieser Paragraph maßgeblich für die Entscheidung, dass der Kläger die Kosten des Beschwerdeverfahrens zu tragen hat.

Diese gesetzlichen Regelungen und rechtlichen Konzepte sind zentral für das Verständnis der juristischen Entscheidungsfindung, die im beschriebenen Fall stattgefunden hat, insbesondere im Hinblick auf die Beweisführung und die Kostenverteilung in einem zivilrechtlichen Verfahren.


➜ Das vorliegende Urteil vom Oberlandesgericht Hamm

Oberlandesgericht Hamm – Az.: 26 W 13/23 – Beschluss vom 10.08.2023

Leitsätze: kein Nachweis des Zugangs einer E-Mail durch den Nachweis der Versendung

Die sofortige Beschwerde des Klägers vom 25.04.2023 gegen den Beschluss der Einzelrichterin der 10. Zivilkammer des Landgerichts Hagen vom 31.03.2013 wird zurückgewiesen.

Die Kläger trägt die Kosten des Beschwerdeverfahrens.

Gründe:

Die gemäß § 91a Abs. 2 ZPO statthafte sofortige Beschwerde ist zulässig. In der Sache hat sie jedoch keinen Erfolg, weshalb sie als unbegründet zurückzuweisen war.

Das Landgericht Hagen hat dem Kläger mit dem angefochtenen Beschluss zu Recht und mit zutreffender Begründung die Kosten des Rechtsstreits auferlegt.

Wegen der Begründung wird zur Vermeidung von Wiederholungen auf die zutreffenden und überzeugenden Ausführungen im angefochtenen Beschlusses sowie der Nichtabhilfeentscheidung vom 09.05.2023, denen sich das Beschwerdegericht nach eigener Prüfung der Sach- und Rechtslage vollumfänglich anschließt und die auch durch das Beschwerdevorbringen nicht entkräftet werden, Bezug genommen.

Die Beklagten haben keinen Anlass zur Klage gegeben. Insoweit hat der beweisbelastete Kläger nicht nachgewiesen, dass den Beklagten vor der Übersendung der Klageschrift die zur Anspruchsprüfung erforderlichen Unterlagen vorgelegen haben.

Den Zugang der E-Mail vom 12.10.2022 hat der Kläger nicht nachgewiesen. Insoweit wird auf die Ausführungen des Landgerichts Bezug genommen. Durch die Übersendung eines Screenshots der E-Mail gelingt der Nachweis des Zugangs nicht.

Bei der Versendung von E-Mails wird zwar ein Anscheinsbeweis befürwortet. Jedoch genügt es nicht, wenn der Absender lediglich die Absendung der E-Mail beweisen kann, da der betreffende Auszug keinen Beweiswert in Bezug auf den Zugang hat (OLG Düsseldorf MDR 2009, 974; OLG Köln 5.12.2006 – 3 U 167/05, juris; LAG

Berlin-Brandenburg BeckRS 2013, 66632; BKartA Bonn – VK 3-120/12, juris Rn 38; Willems MMR 2013, 551, 553). Ausreichend wäre hingegen die Vorlage einer Eingangs- und Lesebestätigung (Mankowski NJW 2004, 1901, 1905; Palandt/Ellenberger Rn 21; Erman/Arnold Rn 33). Folgerichtig trifft den Versender die Obliegenheit, eine Lesebestätigung zum Beweis des Zugangs anzufordern (BGH NJW 2014, 556, 557; BKartA Bonn ZfBR 2014, 399, 400). Dies ist hier nicht erfolgt.

Auch die Berufung auf die E-Mail der Beklagten zu 1) vom 11.11.2022 veranlasst keine abweichende Kostenentscheidung, da es sich hier um eine automatisierte Antwort handelt, die keinen Beweis dahingehend erbringt, dass die Beklagten bereits zuvor von den geltend gemachten Ansprüchen Kenntnis gehabt haben.

Vielmehr wurde auf diese E-Mail mit Schreiben vom 06.12.2022 auf die fehlenden

Unterlagen hingewiesen, auf die klägerseits umgehend die Klageerhebung folgte. Die Kostenentscheidung zum Beschwerdeverfahren beruht auf § 97 ZPO.

 

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