Rückgaberecht im Handelsvertretervertrag: Was gilt, wenn die Zusage des Vertreters zweifelhaft ist?

Wann ist eine Zusage eines Handelsvertreters für das Unternehmen bindend?

Grundsätzlich ist eine Zusage eines Handelsvertreters für das Unternehmen nur dann bindend, wenn der Vertreter im Rahmen einer gültigen Vertretungsmacht, also einer Vollmacht, gehandelt hat. Ohne oder bei Überschreitung dieser Befugnis ist die Zusage zunächst nicht wirksam. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, bei denen das Unternehmen trotzdem an die Zusage gebunden sein kann, insbesondere wenn es den Anschein einer Vollmacht erweckt oder Handlungen des Vertreters duldet.

Grundlagen der Bindung: Vollmacht und Vertretungsmacht

Damit ein Unternehmen an die Worte eines Dritten, wie eines Handelsvertreters, gebunden ist, muss dieser über eine Befugnis zur Vertretung verfügen. Hierbei ist entscheidend, ob die Person als Stellvertreter oder als Bote gehandelt hat. Ein Stellvertreter gibt eine eigene Willenserklärung im Namen des Unternehmens ab und trifft dabei selbst Entscheidungen. Ein Bote hingegen überbringt lediglich eine fremde Erklärung, wie ein reines Sprachrohr. Diese Unterscheidung ist grundlegend für die Anwendung der korrekten Rechtsregeln.

Die Befugnis, als Stellvertreter zu handeln, wird als Vollmacht bezeichnet. Diese kann mündlich, schriftlich oder sogar stillschweigend (durch schlüssiges Verhalten) erteilt werden. Wenn ein Handelsvertreter Zusagen macht, die über seine eingeräumte Vollmacht hinausgehen – wie etwa ein umfassendes Rückgaberecht Handelsvertreter für alle Produkte statt nur für eine Testphase –, ist diese Zusage zunächst „schwebend unwirksam“. Das bedeutet, sie wird erst gültig, wenn das Unternehmen sie nachträglich genehmigt (billigt).

Vertrauensschutz: Duldungs- und Anscheinsvollmacht bei Zusagen

Auch ohne eine ausdrückliche Vollmacht kann ein Unternehmen an die Rückgabe Zusage Dritter gebunden sein, wenn der Geschäftspartner gutgläubig auf eine bestehende Vollmacht vertrauen durfte. Hierbei spielen zwei Konzepte eine Rolle:

• Duldungsvollmacht: Diese entsteht, wenn das Unternehmen weiß, dass eine Person wiederholt als sein Vertreter auftritt und Zusagen macht, es dies aber über einen längeren Zeitraum duldet, ohne einzuschreiten. Stellt man sich beispielsweise vor, eine Warenrückgabe GmbH Österreich hat über Jahre hinweg Retouren verrechnet, nachdem ein Vertreter eine entsprechende Regelung zugesagt hatte, obwohl dessen Vollmacht unklar war, könnte eine Duldungsvollmacht vorliegen.
• Anscheinsvollmacht: Sie liegt vor, wenn das Unternehmen das Handeln der Person als Vertreter zwar nicht kannte, es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen und verhindern können. Der Dritte muss zudem nach außen hin wiederholt und über einen gewissen Zeitraum als Vertreter aufgetreten sein. Die Wirksamkeit Handelsvertreterzusage einer umfassenden Ware alt gegen neu Klausel könnte so auch ohne explizite Befugnis eintreten, wenn das Unternehmen durch mangelnde Kontrolle einen falschen Anschein erweckt hat. In beiden Fällen – bei der Duldungsvollmacht Zusage und der Anscheinsvollmacht Handelsrecht – muss sich das Unternehmen die Handlungen des Scheinvertreters zurechnen lassen.

Internationale Aspekte bei der Wirksamkeit von Handelsvertreter-Zusagen

Bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen, wie sie zwischen einer deutschen und einer österreichischen Firma vorkommen können, ist die Frage komplexer, da geklärt werden muss, welches Landesrecht auf die Vollmacht angewendet wird (das sogenannte „Vollmachtsstatut“). Weder die Rom I-Verordnung, die das Recht für vertragliche Schuldverhältnisse bestimmt, noch das UN-Kaufrecht (CISG) enthalten spezifische Regelungen zur Stellvertretung. Hierfür wird das Internationale Privatrecht des Gerichtsstaates herangezogen. Im deutschen Recht gab es diesbezüglich eine Änderung: Für Vollmachten, die vor dem 17. Juni 2017 erteilt wurden, gelten ungeschriebene richterrechtliche Regeln, während für spätere Vollmachten Art. 8 EGBGB anwendbar ist. Diese rechtliche Prüfung ist entscheidend für die Wirksamkeit Handelsvertreterzusage im internationalen Geschäftsverkehr.

Praktische Bedeutung: Unternehmen sollten die Befugnisse ihrer Handelsvertreter klar definieren und sowohl intern als auch extern transparent kommunizieren. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, ist es für Geschäftspartner ratsam, bei wichtigen Zusagen im Zweifel eine schriftliche Bestätigung oder direkte Rückversicherung vom Unternehmen einzuholen.

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Anscheins- und Duldungsvollmacht spielen eine entscheidende Rolle dabei, ein Unternehmen an Zusagen zu binden, die ein Dritter – wie etwa ein Handelsvertreter – im Namen des Unternehmens gemacht hat, obwohl er dafür möglicherweise gar keine explizite Bevollmächtigung besaß. Sie dienen dem Schutz des guten Glaubens des Geschäftspartners, der auf das scheinbar bevollmächtigte Handeln vertraut hat. Das bedeutet, ein Unternehmen kann auch ohne eine tatsächlich erteilte Vollmacht für die Zusagen eines Dritten haftbar gemacht werden.

Das Prinzip: Vertrauensschutz bei fehlender echter Vollmacht

Im normalen Geschäftsverkehr muss ein Vertreter eine sogenannte „Vollmacht“ haben, um rechtlich wirksam im Namen eines Unternehmens handeln zu können. Diese Vollmacht kann mündlich, schriftlich oder stillschweigend erteilt werden. Fehlt eine solche Vollmacht oder wird sie überschritten, ist das Geschäft zunächst „schwebend unwirksam“, es sei denn, das Unternehmen genehmigt es nachträglich. Hier setzen die Duldungs- und Anscheinsvollmacht an: Sie sind Ausnahmen, die eine Bindung des Unternehmens ermöglichen, selbst wenn der Handelsvertreter eigentlich nicht oder nicht in diesem Umfang bevollmächtigt war. Dies geschieht, um den Kunden zu schützen, der redlicherweise davon ausgehen durfte, dass der Handelsvertreter die Befugnis hatte, eine Zusage zu machen, wie zum Beispiel ein Rückgaberecht Handelsvertreter zuzusichern.

Duldungsvollmacht: Wenn das Unternehmen Bescheid weiß und schweigt

Eine Duldungsvollmacht liegt vor, wenn das Unternehmen weiß, dass ein Handelsvertreter wiederholt als dessen Vertreter auftritt und Zusagen macht, es dies aber über einen längeren Zeitraum hinnimmt und nicht dagegen einschreitet. Die Duldungsvollmacht Zusage beruht auf der Annahme, dass das Unternehmen durch sein Schweigen das Handeln des Handelsvertreters billigt. Voraussetzungen sind:

• Das Unternehmen kennt das Handeln des Handelsvertreters als Vertreter.
• Es duldet dieses Verhalten über einen längeren Zeitraum, obwohl es die Möglichkeit hätte, einzuschreiten.
• Der Geschäftspartner darf aufgrund dieses Verhaltens vernünftigerweise davon ausgehen, dass der Handelsvertreter bevollmächtigt ist. Stellen Sie sich vor, ein Handelsvertreter sichert über Jahre hinweg Kunden ein umfassendes Warenrückgabe GmbH Österreich zu, das Unternehmen erfährt davon und verrechnet die Retouren entsprechend, ohne die Bevollmächtigung zu hinterfragen. Der Kunde könnte dann auf eine solche Rückgabe Zusage Dritter vertrauen.

Anscheinsvollmacht: Wenn das Unternehmen hätte wissen können und müssen

Die Anscheinsvollmacht entsteht, wenn das Unternehmen das Handeln des Handelsvertreters als Vertreter zwar nicht kannte, es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen und verhindern können. Hier wird dem Unternehmen eine gewisse Fahrlässigkeit bei der Überwachung seiner internen Abläufe oder des Auftretens seiner Mitarbeiter/Vertreter zur Last gelegt. Der Dritte (der Kunde) muss ebenfalls aufgrund des äußeren Anscheins auf die Anscheinsvollmacht Handelsrecht vertrauen dürfen. Voraussetzungen sind:

• Das Unternehmen kennt das Handeln des Handelsvertreters als Vertreter nicht, hätte es aber bei gehöriger Sorgfalt erkennen und verhindern können (z.B. durch mangelnde Kontrolle interner Kommunikationswege oder E-Mail-Signaturen).
• Der Handelsvertreter tritt wiederholt und über einen gewissen Zeitraum nach außen als Vertreter auf.
• Der Geschäftspartner darf aufgrund dieser Umstände annehmen, dass eine Vollmacht besteht. Zum Beispiel, wenn ein Handelsvertreter über einen längeren Zeitraum eine E-Mail-Adresse nutzt, die der Firma ähnelt, und den Zusatz „Leitung Generalvertrieb Österreich“ führt, und das Unternehmen dies bei angemessenen Kontrollen hätte bemerken können.

Diese Konzepte sind entscheidend für die Wirksamkeit Handelsvertreterzusage, aber sie greifen nur, wenn der Handelsvertreter als tatsächlicher „Stellvertreter“ gehandelt hat, also eine eigene Willenserklärung abgeben wollte. Hat er lediglich eine Erklärung des Unternehmens überbracht (als „Bote“), sind diese Regeln nicht einschlägig. Für Unternehmen ist es daher unerlässlich, die Befugnisse von Handelsvertretern klar zu definieren und ihr Auftreten nach außen sorgfältig zu kontrollieren.

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Der entscheidende Unterschied zwischen einem Boten und einem Stellvertreter liegt darin, ob der Dritte eine eigene Willenserklärung abgibt oder lediglich eine fremde Botschaft übermittelt. Diese Unterscheidung ist fundamental und hat weitreichende rechtliche Folgen für die Bindungswirkung von Erklärungen im Geschäftsverkehr.

Der Stellvertreter: Ein Stellvertreter gibt eine eigene Willenserklärung ab, handelt dabei aber im Namen eines anderen (des sogenannten Vertretenen). Er trifft also eigene Entscheidungen und formuliert diese, auch wenn er dabei die Interessen des Vertretenen wahrnimmt. Sein Handeln wird dem Vertretenen direkt zugerechnet. Damit ein Stellvertreter wirksam für ein Unternehmen handeln kann, benötigt er eine gültige Vollmacht – die Befugnis, im Namen des Unternehmens Rechtsgeschäfte abzuschließen. Ein typisches Beispiel ist ein Verkaufsleiter, der für sein Unternehmen Vertragsbedingungen verhandelt und den Vertrag unterschreibt. Hat er die entsprechende Vollmacht, ist das Unternehmen an diesen Vertrag gebunden, als hätte es ihn selbst geschlossen.

Der Bote: Im Gegensatz dazu überbringt ein Bote lediglich eine bereits fertige, fremde Willenserklärung. Er ist wie ein „Sprachrohr“ oder der „verlängerte Arm“ desjenigen, der ihn beauftragt. Der Bote hat keine eigene Entscheidungsbefugnis oder Gestaltungsspielraum. Eine Sekretärin, die telefonisch mitteilt: „Mein Chef lässt Ihnen ausrichten, dass er Ihr Angebot annimmt“, handelt als Bote. Die Entscheidung und die eigentliche Willenserklärung stammen hier allein vom Chef. Da der Bote keine eigene Erklärung abgibt, können auch keine Probleme mit der Reichweite einer „Vollmacht“ entstehen. Allerdings gehen Fehler, die der Bote bei der Übermittlung der Nachricht macht, zulasten desjenigen, der ihn beauftragt hat.

Wenn die Befugnis unklar ist: Duldungs- und Anscheinsvollmacht

Auch ohne ausdrücklich erteilte Vollmacht kann ein Unternehmen unter Umständen an die Erklärungen eines Dritten gebunden sein. Dies dient dem Schutz des Vertrauens des Geschäftspartners, wenn das Unternehmen einen entsprechenden Anschein erweckt oder geduldet hat:

• Duldungsvollmacht Zusage: Diese entsteht, wenn das Unternehmen weiß, dass eine Person wiederholt als Vertreter für es auftritt, und dieses Handeln über einen längeren Zeitraum duldet, ohne einzuschreiten. Der Geschäftspartner darf dann vernünftigerweise auf die Existenz einer Vollmacht vertrauen.
• Anscheinsvollmacht Handelsrecht: Diese liegt vor, wenn das Unternehmen das Handeln eines Dritten als Vertreter zwar nicht kannte, es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen und verhindern können. Auch hier muss der Dritte wiederholt und über einen gewissen Zeitraum nach außen als Vertreter aufgetreten sein, sodass der Geschäftspartner annehmen durfte, eine Vollmacht bestünde.

Rechtliche Konsequenzen und Beispiel aus der Praxis

Die rechtlichen Konsequenzen sind grundlegend verschieden:

• Handelt ein Dritter als Stellvertreter mit gültiger Vollmacht (oder bei Vorliegen einer Duldungs- oder Anscheinsvollmacht), ist das Unternehmen an die von ihm abgegebene Erklärung direkt gebunden. Die Handlungen des Stellvertreters wirken unmittelbar für und gegen das Unternehmen. Ein Beispiel ist die Wirksamkeit Handelsvertreterzusage eines weitreichenden Rückgaberechts Handelsvertreter.
• Handelt der Dritte lediglich als Bote, kann er selbst nicht für die Verpflichtungen der Hauptpartei zur Verantwortung gezogen werden, da er keine eigene Willenserklärung abgegeben hat. Die Bindung des Unternehmens hängt dann davon ab, ob die vom Auftraggeber tatsächlich gewollte Erklärung korrekt übermittelt wurde.

Die genaue Einordnung der Rolle eines Dritten ist in der Praxis oft komplex. Ein aktueller Fall vor dem Bundesgerichtshof (BGH, Urteil vom 18. Juni 2025 – VIII ZR 219/23) unterstreicht die Bedeutung dieser Unterscheidung. Hier war strittig, ob ein Herr S., der für eine deutsche GmbH ein umfassendes Rückgaberecht Zusage Dritter („Ware alt gegen neu“) gegenüber einer österreichischen AG zusagte, als Bote oder Stellvertreter handelte. Das Gericht bemängelte, dass die Vorinstanz nicht eindeutig geklärt hatte, ob Herr S. eine eigene Willenserklärung abgab oder lediglich eine Botschaft überbrachte. Diese Klärung ist jedoch entscheidend für die Frage, ob die Beklagte an die Zusage gebunden war und ob Regeln zur Vollmacht (einschließlich Duldungs- oder Anscheinsvollmacht) überhaupt anwendbar sind. Bei internationalen Sachverhalten kann zudem die Frage, welches Landesrecht für die Vollmachtserteilung und deren Reichweite gilt, eine zusätzliche Komplexität darstellen.

Für die Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen die Befugnisse ihrer Mitarbeiter und Partner klar definieren und kommunizieren sollten, um unerwünschte Bindungen zu vermeiden. Geschäftspartner sollten im Zweifel immer die Befugnis einer Person prüfen, die im Namen eines Unternehmens handelt.

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Grundsätzlich lassen sich Zusagen eines Handelsvertreters – sei es mündlich oder per E-Mail – rechtlich beweisen. Die Beweisführung kann jedoch komplex sein, da das Gericht die Existenz und den genauen Inhalt der Zusage sowie die Befugnis des Handelsvertreters, diese Zusage zu machen, genau prüfen muss. Im Gegensatz zu schriftlichen Verträgen, die eindeutig dokumentiert sind, erfordern mündliche Zusagen oder E-Mails oft zusätzliche Nachweise.

Zur Beweissicherung sind daher verschiedene Elemente von Bedeutung:

• E-Mails und schriftliche Korrespondenz: E-Mails können einen wichtigen Anhaltspunkt für eine Zusage liefern, wie im Fall einer Zusage zu einem umfassenden Rückgaberecht Handelsvertreter per E-Mail. Sie dokumentieren den Inhalt der Kommunikation, auch wenn sie nicht die Form eines formellen Vertrages haben.
• Zeugenaussagen: Personen, die bei der mündlichen Zusage anwesend waren oder Kenntnis davon haben, können als Zeugen dienen. Dies ist besonders wichtig bei rein mündlichen Absprachen.
• Interne Dokumentation und Protokolle: Obwohl nicht immer rechtlich verpflichtend, können interne Protokolle von Verhandlungen oder schriftliche Bestätigungen der Absprache, die im Nachgang einer mündlichen Zusage erstellt wurden, als wichtige Indizien dienen.
• Nachfolgendes Verhalten: Wenn eine Zusage über einen längeren Zeitraum „gelebt“ und im Geschäftsverkehr umgesetzt wurde – beispielsweise durch erfolgte Warenrückgabe oder Verrechnungen – kann dies ebenfalls ein starkes Indiz für die Existenz und Wirksamkeit der Zusage sein.

Wann eine Zusage bindend wird: Stellvertretung und Vollmacht

Die reine Existenz einer Zusage reicht nicht aus; entscheidend ist, ob das Unternehmen, für das der Handelsvertreter handelte, auch an diese Zusage gebunden ist. Hierfür ist die Unterscheidung zwischen einem „Stellvertreter“ und einem „Boten“ entscheidend:

• Der Stellvertreter gibt eine eigene Willenserklärung ab. Handelt er im Namen des Unternehmens und verfügt über die erforderliche Vollmacht (Befugnis zur Vertretung), wird seine Handlung dem Unternehmen direkt zugerechnet.
• Der Bote überbringt hingegen lediglich eine fremde Willenserklärung, er ist wie ein „Sprachrohr“. Eine eigene Entscheidungsbefugnis hat er nicht.

Damit die Zusage eines Stellvertreters für das Unternehmen bindend ist, muss eine gültige Vollmacht vorliegen. Eine Vollmacht kann grundsätzlich formfrei erteilt werden – also mündlich, schriftlich oder sogar stillschweigend (durch schlüssiges Verhalten). Aus Beweisgründen ist eine schriftliche Vollmacht jedoch immer ratsam, da sie die Wirksamkeit Handelsvertreterzusage einfacher nachweisbar macht. Handelt ein Vertreter ohne oder über seine Vollmacht hinaus, ist das Geschäft zunächst schwebend unwirksam und kann vom Unternehmen nachträglich genehmigt werden.

Der Schutz des Vertrauens: Duldungs- und Anscheinsvollmacht im Handelsrecht

Manchmal muss sich ein Unternehmen an die Zusagen eines Dritten binden lassen, auch wenn dieser keine explizite Vollmacht hatte. Dies geschieht, um den „guten Glauben“ des Geschäftspartners zu schützen, der auf den äußeren Anschein vertraut hat:

• Duldungsvollmacht Zusage: Diese entsteht, wenn das Unternehmen weiß, dass eine Person wiederholt für es als Vertreter auftritt, und dies über einen längeren Zeitraum duldet, ohne einzuschreiten. Der Geschäftspartner darf dann vernünftigerweise davon ausgehen, dass eine Vollmacht besteht.
• Anscheinsvollmacht Handelsrecht: Hierbei kann sich ein Unternehmen an die Zusage binden lassen müssen, wenn es das Handeln einer Person als Vertreter zwar nicht kannte, es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen und verhindern können, und der Dritte aus Sicht des Geschäftspartners wiederholt als Vertreter aufgetreten ist. Ein Beispiel hierfür könnte die wiederholte Rückgabe Zusage Dritter sein, die nicht formal autorisiert war, aber vom Unternehmen geduldet oder fahrlässig nicht bemerkt wurde.

Die Beweisführung, ob eine solche Duldungs- oder Anscheinsvollmacht vorliegt, liegt bei demjenigen, der sich auf die Zusage beruft. Dies erfordert eine detaillierte Darstellung der Umstände, die den Anschein einer Vollmacht erweckt haben.

Für Geschäftspartner und Unternehmen ist es daher stets ratsam, die Befugnisse von Vertretern klar zu kommunizieren und sich wichtige Zusagen, die über Standardbedingungen hinausgehen, schriftlich bestätigen zu lassen, um spätere Streitigkeiten über die Beweiskraft zu vermeiden.

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Im internationalen Geschäftsverkehr ist die Frage, welches Recht auf die Vollmacht eines Handelsvertreters anzuwenden ist, komplex und unterscheidet sich grundsätzlich von dem Recht, das für den zugrundeliegenden Vertrag gilt. Weder die Rom I-Verordnung noch das UN-Kaufrecht (CISG) regeln die Stellvertretung oder Vollmacht. Das bedeutet, dass das anwendbare Recht für die Vollmacht gesondert bestimmt werden muss.

Warum das Internationale Privatrecht (IPR) entscheidend ist

Da weder das europäische Vertragsrecht (Rom I-VO) noch das internationale Kaufrecht (CISG) Bestimmungen zur Stellvertretung oder Vollmacht enthalten, muss auf das Internationale Privatrecht (IPR) des Staates zurückgegriffen werden, in dem der Rechtsstreit verhandelt wird (des Gerichtsstaates). Dieses IPR bestimmt dann, welches nationale Recht für die Erteilung, den Umfang oder das Erlöschen einer Vollmacht maßgeblich ist.

Ein Gericht, wie der Bundesgerichtshof in Deutschland, prüft in solchen Fällen genau, ob die Vorinstanzen das korrekte Vollmachtsstatut angewendet haben. Dies ist entscheidend dafür, ob die Zusage eines Dritten, etwa eines Handelsvertreters, das Unternehmen bindet oder ob seine Vertretungsmacht überschritten wurde.

Das „Vollmachtsstatut“ im deutschen Recht

Im deutschen Internationalen Privatrecht gab es lange Zeit unkodifizierte richterrechtliche Regeln zur Vollmacht. Seit dem 17. Juni 2017 existiert mit Art. 8 EGBGB (Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuche) eine spezifische gesetzliche Regelung hierfür. Diese ist jedoch nur für Vollmachten und Erklärungen anwendbar, die nach diesem Stichtag abgegeben wurden. Für frühere Fälle gelten weiterhin die vor Inkrafttreten des Art. 8 EGBGB entwickelten Regeln des deutschen IPR.

Die Wahl des richtigen Vollmachtsstatuts ist von großer Bedeutung, da die Regeln zur Stellvertretung, zur Wirksamkeit von Erklärungen oder zur Zurechnung bei Duldungsvollmacht oder Anscheinsvollmacht von Land zu Land erheblich variieren können. Was nach einer Rechtsordnung eine bindende Zusage sein mag, könnte nach einer anderen unwirksam sein. Dies beeinflusst direkt, inwieweit ein Unternehmen an Zusagen eines Handelsvertreters im internationalen Geschäftsverkehr gebunden ist, selbst wenn es um Regelungen wie ein Rückgaberecht geht.

Praktische Auswirkungen auf Zusagen Dritter

Für Unternehmen und ihre Geschäftspartner im internationalen Kontext bedeutet dies, dass die Reichweite und die Gültigkeit von mündlichen oder schriftlichen Zusagen eines Handelsvertreters nicht pauschal beurteilt werden können. Es muss stets genau geprüft werden, welches Recht auf die Vollmachtserteilung anwendbar ist, um die Bindungswirkung solcher Erklärungen einschätzen zu können. Eine mangelhafte Prüfung kann dazu führen, dass die Frage der Wirksamkeit einer Rückgabe-Zusage Dritter vor Gericht neu verhandelt werden muss.

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