Terminsgebühr für außergerichtliche Besprechungen: Wann die Kosten entstehen

JA. Die Terminsgebühr nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz entsteht grundsätzlich auch dann, wenn Ihr Rechtsanwalt Telefonate mit den Verteidigern anderer Mitbeklagter führt, sofern diese Gespräche auf eine gütliche Einigung oder die Erledigung des Verfahrens abzielen. Damit löst nicht nur der direkte Kontakt zur Gegenseite, sondern auch der Austausch mit beteiligten Dritten die volle Gebührenpflicht aus.

Die rechtliche Grundlage für diese weite Auslegung findet sich in der Vorbemerkung 3 Absatz 3 des Vergütungsverzeichnisses zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (VV RVG). Der Gesetzgeber möchte durch diese Regelung das Bemühen des Anwalts honorieren, den Rechtsstreit ohne eine zeitintensive mündliche Verhandlung vor Gericht zu beenden oder zumindest wesentlich zu fördern. Das Oberlandesgericht Frankfurt hat in seiner Rechtsprechung ausdrücklich bestätigt, dass Besprechungen mit den Anwälten anderer Prozessbeteiligter ausreichen, um den Tatbestand der Terminsgebühr zu erfüllen. Entscheidend ist hierbei ausschließlich der Zweck des Gesprächs, welcher auf die Vermeidung oder Erledigung des gerichtlichen Verfahrens gerichtet sein muss. Durch diese Regelung wird sichergestellt, dass konstruktive Verhandlungen im Hintergrund, die zur Entlastung der Justiz beitragen, angemessen vergütet werden.

Wichtig ist jedoch die Abgrenzung zu reinen Sachstandsanfragen oder organisatorischen Abstimmungen, da solche einfachen Telefonate keine Gebühr in Höhe von 1,2 Einheiten auslösen können. Eine Gebührenentstehung setzt voraus, dass die Beteiligten ernsthaft über die Sach- und Rechtslage verhandeln, um eine einvernehmliche Lösung für alle Parteien herbeizuführen. Wenn das Gespräch lediglich zur Einholung von Informationen dient, fehlt es an der für die Gebühr erforderlichen Intensität der Verfahrensförderung.

Unser Tipp: Prüfen Sie die detaillierte Kostenrechnung Ihres Anwalts genau auf die Dokumentation solcher Drittgespräche und lassen Sie sich den konkreten Beitrag zur Verfahrenserledigung erläutern. Vermeiden Sie die ungeprüfte Zahlung von Gebühren, wenn aus den Unterlagen nicht hervorgeht, dass tatsächlich inhaltliche Verhandlungen zur Beendigung des Rechtsstreits stattgefunden haben.

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JA, Sie müssen die Gebühr in der Regel zahlen, sofern vor der Rücknahme bereits Gespräche zur gütlichen Einigung zwischen den beteiligten Rechtsanwälten stattgefunden haben. Die Terminsgebühr entsteht nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) nicht erst durch die physische Anwesenheit im Gerichtssaal, sondern bereits durch die aktive Mitwirkung an Verhandlungen zur Erledigung des Rechtsstreits. Damit bleibt die Zahlungsverpflichtung bestehen, auch wenn das formelle Verfahren durch die Klagerücknahme vorzeitig endet.

Der Gesetzgeber verfolgt mit dieser Regelung das Ziel, die gütliche Beilegung von Rechtsstreitigkeiten zu fördern und zu verhindern, dass Anwälte allein zur Gebührensicherung auf einer gerichtlichen Verhandlung bestehen müssen. Gemäß Vorbemerkung 3 Absatz 3 des Vergütungsverzeichnisses zum RVG verdient ein Rechtsanwalt die volle Gebühr bereits dann, wenn er mit der Gegenseite telefonisch oder schriftlich über eine außergerichtliche Lösung des Konflikts korrespondiert. Sobald die beteiligten Juristen also zum Hörer greifen, um eine Einigung auszuloten oder gegenseitige Standpunkte abzugleichen, wird der Gebührentatbestand rechtlich bindend erfüllt. Die spätere Klagerücknahme beseitigt zwar die Rechtshängigkeit der Sache vor dem zuständigen Gericht, kann jedoch die bereits entstandenen Ansprüche für die vorangegangenen Bemühungen um eine einvernehmliche Lösung nicht mehr rückwirkend entfallen lassen.

Eine Ausnahme besteht lediglich dann, wenn vor der Rücknahme der Klage keinerlei Kommunikation zwischen den Anwälten stattgefunden hat, welche auf die Vermeidung des Termins oder die Beilegung des Streits gerichtet war. Erfolgt die Rücknahme rein einseitig aus prozesstaktischen Gründen ohne vorherigen Kontakt zur Gegenseite, mangelt es am notwendigen Verhandlungselement für das Entstehen der spezifischen Gebühr. In der anwaltlichen Praxis ist dieser Fall jedoch selten, da die Klagerücknahme meist das Ergebnis vorbereitender Abstimmungen ist, welche die Gebührenpflicht unmittelbar auslösen.

Unser Tipp: Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Rechtsbeistand den genauen zeitlichen Ablauf der Korrespondenz und lassen Sie sich dokumentieren, ob vor der offiziellen Rücknahme bereits qualifizierte Einigungsgespräche geführt wurden. Vermeiden Sie voreilige Klagerücknahmen im Glauben an eine Kostenersparnis, ohne zuvor die bereits durch Verhandlungen ausgelösten Gebührenansprüche Ihres Anwalts detailliert kalkuliert zu haben.

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Der Beweis für die Einigungsabsicht eines Telefonats gelingt am effektivsten durch die Vorlage eines anschließend geschlossenen Vergleichs oder durch den Nachweis schriftlicher Korrespondenz über konkrete Lösungsvorschläge. Die tatsächliche Durchführung von Verhandlungen zur einvernehmlichen Erledigung des Rechtsstreits muss sich objektiv aus den Umständen oder begleitenden Dokumenten zweifelsfrei ergeben. Eine bloße Behauptung ohne greifbare Indizien reicht vor Gericht regelmäßig nicht aus, um die entsprechende Gebühr rechtssicher auszulösen.

Gemäß Vorbemerkung 3 Absatz 3 VV RVG entsteht die Terminsgebühr auch dann, wenn Gespräche zur Vermeidung oder Erledigung des Verfahrens geführt werden. Entscheidend ist hierbei die nachweisbare und dokumentierte Bereitschaft beider Seiten, in ernsthafte Überlegungen für eine gütliche Einigung des Rechtsstreits einzutreten. Während einfache Sachstandsanfragen oder rein organisatorische Telefonate nicht ausreichen, belegen schriftlich fixierte Vergleichsentwürfe oder E-Mails mit Verhandlungsvorschlägen den notwendigen inhaltlichen Gehalt. Das Gericht sieht in einem zeitnah nach dem Telefonat geschlossenen Vergleich das stärkste Indiz für die zielgerichtete Gesprächsführung der Parteien. Auch zeitnahe Aktenvermerke des Rechtsanwalts können als Beweismittel dienen, sofern sie den konkreten Verhandlungsgegenstand und die abgegebenen Erklärungen der Gegenseite detailliert wiedergeben.

Problematisch bleibt der Beweis jedoch dann, wenn die Gegenseite im Telefonat jegliche Vergleichsbereitschaft sofort und kategorisch abgelehnt hat. In solchen Fällen fehlt es an der notwendigen Mitwirkung des Gegners, sodass trotz des einseitigen Bemühens keine Terminsgebühr für das außergerichtliche Gespräch entstehen kann. Auch rein unverbindliche Sondierungen ohne konkreten Bezug zu den Streitpunkten des laufenden Verfahrens erfüllen die rechtlichen Anforderungen an eine einvernehmliche Erledigung meist nicht.

Unser Tipp: Fertigen Sie unmittelbar nach jedem Telefonat einen detaillierten Telefonvermerk an und senden Sie der Gegenseite die besprochenen Punkte zeitnah per E-Mail zur Bestätigung zu. Vermeiden Sie es, sich auf die bloße Erinnerung zu verlassen, da nur eine zeitnahe Dokumentation die notwendige Beweiskraft im Kostenfestsetzungsverfahren entfaltet.

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Legen Sie umgehend Widerspruch gegen die Kürzung ein und verweisen Sie dabei ausdrücklich auf die aktuelle Rechtsprechung des Oberlandesgerichts Frankfurt am Main. Sie sollten der Versicherung schriftlich darlegen, dass gemäß dem Beschluss des OLG Frankfurt (Az. 15 W 70/23) eine Terminsgebühr auch ohne physische Anwesenheit im Gerichtssaal durch telefonische Einigungsgespräche wirksam entsteht. Damit setzen Sie dem häufigen Argument der Versicherer, dass ohne ein offizielles Sitzungsprotokoll kein Vergütungsanspruch bestünde, eine fundierte rechtliche Grundlage entgegen.

Die Kürzung der Gebühr durch die Rechtsschutzversicherung basiert oft auf einer veralteten Auslegung des Begriffs der Terminsgebühr, die fälschlicherweise ein physisches Erscheinen vor Gericht voraussetzt. Tatsächlich hat das OLG Frankfurt klargestellt, dass der Zweck dieser Gebühr in der substanziellen Förderung der Verfahrenserledigung liegt, was ebenso durch telefonische Erörterungen zwischen den beteiligten Rechtsanwälten erreicht werden kann. Da die Gebührenordnung (RVG) in Vorbemerkung 3 Absatz 3 gezielt Anreize für eine gütliche Einigung schaffen möchte, darf die Versicherung die Erstattung nicht allein wegen des Fehlens einer mündlichen Verhandlung verweigern. Das Gericht demontierte in seiner Entscheidung die Ansicht, dass nur ein förmliches Protokoll die Gebühr auslöse, sofern die Gespräche auf die Vermeidung des Rechtsstreits gerichtet waren. Auch der Bundesgerichtshof stützt diese weite Auslegung bereits in früheren Grundsatzentscheidungen (Az. I ZB 14/09), da die außergerichtliche Terminswahrnehmung die Gerichte effektiv entlastet und somit honorierungswürdig ist.

Beachten Sie jedoch, dass die Gebühr nur dann anfällt, wenn die Gespräche tatsächlich auf eine Beendigung des Verfahrens abzielten und über rein organisatorische Absprachen weit hinausgingen. Ein bloßes Telefonat zur Fristverlängerung oder zur Abstimmung von Terminen reicht nicht aus, um den Tatbestand der Terminsgebühr zu erfüllen, da hierbei keine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Streitstoff stattfindet.

Unser Tipp: Reichen Sie den Widerspruch unter expliziter Nennung des Aktenzeichens OLG Frankfurt, 15 W 70/23 ein und fügen Sie eine kurze Dokumentation der geführten Gesprächsinhalte bei. Vermeiden Sie es, die Kürzung ohne Gegenwehr zu akzeptieren oder voreilig eine Deckungsklage zu erheben, bevor die Versicherung nicht zur Stellungnahme aufgefordert wurde.

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JA, ein Vergleich kann trotz der bereits entstandenen Terminsgebühr nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) wirtschaftlich absolut sinnvoll sein, um weitere finanzielle Belastungen und das generelle Prozessrisiko effektiv zu begrenzen. Die Entscheidung für eine gütliche Einigung sollte niemals von bereits angefallenen Kosten abhängen, sondern primär die zukünftigen Risiken sowie die Rechtssicherheit einer sofortigen Verfahrensbeendigung berücksichtigen. Es handelt sich hierbei um eine rein zukunftsorientierte wirtschaftliche Abwägung für alle beteiligten Parteien.

Rechtlich entsteht die Terminsgebühr gemäß Nr. 3104 VV RVG bereits dann, wenn die beteiligten Anwälte mit dem Ziel einer Einigung miteinander telefonieren oder verhandeln, völlig unabhängig davon, ob später tatsächlich ein Urteil ergeht. Da diese Gebühr somit bereits unwiderruflich angefallen ist, stellen diese Kosten sogenannte versunkene Kosten (Sunk Costs) dar, welche bei der rationalen Entscheidung über den weiteren Prozessverlauf konsequent ausgeklammert werden sollten. Ein hartnäckiges Fortsetzen des Rechtsstreits aus Verärgerung über diese Gebühr führt oft zu noch deutlich höheren Belastungen durch teure Sachverständigengutachten, weitere Gerichtskosten oder die Gebühren einer nächsthöheren Instanz. Wer nur deshalb auf ein Urteil beharrt, riskiert neben dem vollständigen Unterliegen auch zusätzliche Kosten für Beschwerdeverfahren, wie die einschlägige Rechtsprechung in ähnlichen Gebührenstreitigkeiten bereits deutlich verdeutlicht hat.

Eine Ausnahme von dieser Empfehlung besteht lediglich dann, wenn die Erfolgsaussichten für ein Urteil derart hoch sind, dass die Gegenseite voraussichtlich sämtliche Kosten des Verfahrens inklusive der Terminsgebühr allein tragen muss. In solchen Fällen einer absolut klaren Beweislastverteilung kann das Abwarten einer gerichtlichen Entscheidung ökonomisch vorteilhafter sein, sofern keine zeitnahe Vollstreckung der Forderung durch einen Vergleich zusätzlich beschleunigt werden soll.

Unser Tipp: Kalkulieren Sie die potenziellen Gesamtkosten eines verlorenen Urteils inklusive Gutachterkosten gegen die Vergleichssumme und klammern Sie die bereits fixierte Terminsgebühr bei dieser spezifischen Rechnung vollständig aus. Vermeiden Sie es unbedingt, einen Prozess allein aus Trotz gegen die bereits entstandenen Anwaltsgebühren fortzuführen, da dies das finanzielle Gesamtrisiko nur weiter unnötig erhöht.

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