Hausverwaltung im WEG – Rechte und Pflichten

Einblick in die Rechte und Pflichten der Hausverwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft

Nahezu jede Immobilien, die von dem Eigentümer an mehrere Mietparteien zur Nutzung vermietet wird, verfügt über eine Hausverwaltung. Hierbei ist es auch vollkommen unerheblich, welche Art von Immobilie zur Vermietung genutzt wird. Der Grund für den fast schon als zwingend anzusehenden Bedarf an Hausverwaltungen liegt in dem Umstand, dass der Vermieter in der rechtlichen Verpflichtung steht, die Immobilie in einem nutzbaren Zustand zu erhalten. Hierfür haben jedoch nicht alle Vermieter die erforderliche Zeit. Gerade aufgrund dieses Umstandes sollte sowohl ein Vermieter als auch ein Mieter gleichermaßen das Aufgabengebiet sowie die Rechte und Pflichten der Hausverwaltung kennen. Auch für Wohnungseigentümer sowie Eigentumsgemeinschaften (WEG) ist dieses Wissen ebenfalls unerlässlich.

Unterschiede zwischen Hausverwaltung und Facility Management bei Gewerbeimmobilie

Im Zusammenhang mit der Hausverwaltung von Gewerbeimmobilien muss eine deutliche Abtrennung zwischen der Hausverwaltung sowie dem Facility Management gezogen werden. Der Grund hierfür liegt in dem Umstand, dass eine Gewerbeimmobilie mit einer bestimmten Größe wie ein Einkaufszentrum einen gänzlich anderweitigen Verwaltungsbedarf aufweist, als es bei einem Mehrfamilienhaus mit entsprechenden Eigentumswohnungen der Fall wäre.

Der Kern der WEG-Verwaltung

Dem reinen Grundsatz nach hat die WEG-Verwaltung die Kernaufgabe der Bewirtschaftung sowie Erhaltung des Gebäudes. Hierfür ist zwingend ein Vertrag der WEG mit dem entsprechenden Anbieter erforderlich. Ist ein derartiger Vertrag abgeschlossen worden, so nimmt der Anbieter eben jene Aufgaben wahr, welche von dem Immobilieneigentümer hätten wahrgenommen werden müssen. Die gesetzliche Grundlage für die WEG-Verwaltung findet sich in dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wieder, welches im Jahr 1951 ins Leben gerufen wurde und sich auf insgesamt 64 Paragrafen erstreckt. Im Verlauf der Zeit wurden etliche Paragrafen durch den Gesetzgeber gestrichen, um das WEG kompakt zu halten. In der heutigen gängigen Praxis ist der 3. Abschnitt sowie die Paragrafen 20 – 29 für Hausverwaltungen maßgeblich.

Es muss im Zusammenhang mit der Hausverwaltung grundsätzlich zunächst erst einmal eine Unterscheidung im Hinblick auf die Person sowie die Tätigkeit vorgenommen werden.

Der Verwalter muss bestellt werden

Der Gesetzgeber in Deutschland schreibt einer Wohnungseigentümergemeinschaft zwingend die Bestellung eines Verwalters gem. WEG vor. Der Verwalter ist dann zuständig für die Durchführung sämtlicher Aufgaben, welche dem Hausverwaltungsbereich zugeordnet werden können. Die entsprechenden Aufgaben sind auch in dem WEG ausführlich dargelegt, sie können sich jedoch aus dem Vertrag heraus ergeben. Dem Verwalter der WEG obliegt die ordnungsgemäße Verwaltung, welche in der gängigen Praxis sehr gern synchron zu dem Begriff der ordentlichen Verwaltung genutzt wird. Diese synchrone Verwendung kann jedoch in der gängigen Praxis zu Verwirrungen führen. Die genaue Definition des Begriffs „ordnungsgemäße Verwaltung“ findet sich letztlich in dem § 21 WEG wieder.

Die Charakteristika der ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne des § 21 WEG im Überblick

• die Hausverwaltung erstellt eine Hausordnung für die Immobilie
• die Hausverwaltung gewährleistet die Instandhaltung von dem gemeinschaftlichen Eigentum der WEG
• die Hausverwaltung gewährleistet die als angemessen anzusehende Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums der WEG
• die Hausverwaltung kümmert sich um die Ansammlung von Instandhaltungsrücklagen in angemessener Höhe
• die Hausverwaltung erstellt einen sogenannten Wirtschaftsplan, welcher für die WEG maßgeblich ist.

Es gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Hausverwaltung, sämtliche erforderlichen Maßnahmen, welche für die Instandhaltung des Gebäudes in jeder Hinsicht praktisch durchgeführt werden müssen, zu dulden sowie zu gewährleisten.

Teilbereiche sowie Hauptbereiche der Hausverwaltung

Grundsätzlich muss eine Unterscheidung der Bereiche, für welche die Hausverwaltung zuständig ist, vorgenommen werden. Hierbei wird die Unterscheidung in Teilbereiche sowie Hauptbereiche vorgenommen. Beide Bereiche erfordern von der Hausverwaltung besondere Fachkenntnisse. Die kaufmännische sowie auch technische Verwaltung der Immobilie wird in den Teilbereich der Hausverwaltung eingruppiert. Um diese Teilbereiche erfüllen zu können, ist es erforderlich, dass die Hausverwaltung die jeweiligen erforderlichen Maßnahmen durchführt respektive durchführen lässt. Hierbei muss jedoch betont werden, dass sich der Verantwortungsbereich der Hausverwaltung ausschließlich auf das Gemeinschaftseigentum der WEG bezieht. Das sogenannte Sondereigentum, welches die WEG ebenfalls innehaben kann, ist dabei vollständig außen vor gelassen.

Die rechtliche Grundlage für die Aufgaben der Hausverwaltung

Sämtliche Befugnisse sowie auch Aufgaben, welche die Hausverwaltung praktisch innehat, sind in dem § 27 Abs. 1, 2, 3 WEG aufgeführt und auch genau definiert. Gem. § 27 Abs. 4 dürfen die vorherigen Absätze des Paragrafen auf gar keinen Fall eine Einschränkung erfahren. Auch die WEG ist nicht dazu berechtigt, diese Absätze des Paragrafen einzuschränken. Es ist jedoch möglich, die Befugnisse sowie auch Pflichten der Hausverwaltung in einem entsprechend verfassten Vertrag zu erweitern, sodass die Pflichten und Aufgaben umfassender ausgestaltet werden.

Vertragsfreiheit für die WEG und Hausverwaltung

Grundsätzlich unterliegt der Vertrag, der zwischen der Hausverwaltung und der WEG abgeschlossen wird, der Vertragsfreiheit. Dies bedeutet, dass der Inhalt im Hinblick auf die Rechte und Pflichten auch entsprechend frei ausgestaltet sein kann. Eine Einschränkung des § 27 Abs. 1–3 ist jedoch nicht möglich.

Die Pflichten sowie Aufgabengebiete von einem WEG-Verwalter im Überblick

• die Einberufung, Organisation sowie Durchführung der Eigentümerversammlung
• das Führen der sogenannten Beschlusssammlung
• die praktische Umsetzung derjenigen Beschlüsse, die auf der Eigentümerversammlung gefasst wurden
• die Finanzverwaltung von der WEG mittels eines sogenannten WEG-Eigenkontos
• die Instandsetzung sowie auch Instandhaltung des WEG-Gemeinschaftseigentums
• die praktische Erhaltung von der Immobilie
• die Anmeldung und Geltendmachung der WEG-Ansprüche
• das Forderungsmanagement der WEG
• die Verantwortung für sämtlichen WEG-Geldverkehr
• die Organisation sowie Durchführung des WEG-Schriftverkehrs
• die Gewährleistung der Fristeinhaltung für sämtliche WEG-relevanten Fristen.

Pflichten des Hausverwalters bezüglich Verwaltungsunterlagen in einer WEG

Der Hausverwalter hat die Verpflichtung, sämtlichen Eigentümern der WEG die Verwaltungsunterlagen zur Einsicht zur Verfügung zu stellen oder alternativ dazu Auskünfte diesbezüglich zu erteilen. Hierfür ist die sorgsame Aufbewahrung sämtlicher Unterlagen erforderlich. Wird die Tätigkeit beendet, so müssen die entsprechenden Unterlagen wieder an die WEG zurückgeführt werden.

Oftmals auch in Verbindung mit der Mietverwaltung

In der gängigen Praxis ist die Tätigkeit von der Hausverwaltung auch sehr eng mit der Tätigkeit der Mietverwaltung verknüpft, auch wenn es sich rechtlich betrachtet um zwei vollständig unterschiedliche Bereiche handelt. Die Mietverwaltung hat die primäre Aufgabe der Abwicklung von Mietverhältnissen, damit der Eigentümer als Vermieter verwaltungstechnisch entlastet wird. Durch die Verknüpfung der Tätigkeit eines Hausverwalters mit der Tätigkeit einer Mietverwaltung profitiert der Eigentümer als Vermieter auch davon, dass die Fachkenntnisse bei der Hausverwaltung vorhanden sind.

Welche Qualifikation muss die Hausverwaltung vorweisen können

In Deutschland schreibt der Gesetzgeber keine gesonderte Qualifikation für die Durchführung der Hausverwaltungstätigkeit vor. Es ist dementsprechend jedem Menschen möglich, eine derartige Tätigkeit auszuüben. Mit dem Jahr 2018 wurde allerdings die Zulassung im Sinne des § 34 c Gewerbeordnung als zwingende Voraussetzung für die Hausverwaltertätigkeit festgelegt. Hierbei handelt es sich jedoch in der gängigen Praxis nicht wirklich um eine schwer überwindbare Hürde. Trotz dieses Umstandes ist es empfehlenswert, dass die Person, welche mit der Durchführung der Hausverwaltertätigkeit beauftragt wurde, über eine relevante berufliche Qualifikation verfügt. Es gibt eine wahre Vielzahl von relevanten beruflichen Qualifikationen, welche die Tätigkeit als Hausverwalter begünstigen.

Die relevanten beruflichen Qualifikationen im Überblick

• eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann
• eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienassistent
• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (Grundstücks-/Wohnungswirtschaft)
• eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienfachwirt
• eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienverwalter
• ein abgeschlossenes Studium als Haus-/Grundstücksverwalter.

Eignung eines Hausverwalters für die WEG

Obgleich eine relevante berufliche Qualifikation schon einmal ein guter Ansatzpunkt für die Eignung als Hausverwalter angesehen werden kann, so ist bedeutet dies nicht zwingend, dass die entsprechende Person auch tatsächlich mit den vorhandenen Gegebenheiten in einer WEG passt. Es ist vielmehr entscheidend, dass das Gesamtpaket auch tatsächlich stimmig ist. Die WEG sollte diesbezüglich eine sehr eingängige Prüfung durchführen und sich vorwiegend auch einig sein. Es gibt zwar auch die Möglichkeit der Eigenverwaltung, allerdings ist in der gängigen Praxis die Anstellung eines Hausverwalters auf jeden Fall sinnig.

Die Kontrolle und Überprüfung von Verwaltern in einer WEG

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann es wichtig sein, die Tätigkeit des Verwalters regelmäßig zu kontrollieren und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er seine Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Eine Möglichkeit zur Kontrolle ist die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen, um etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler zu entdecken. Auch eine Überprüfung der Abrechnungen und Buchführung kann aufschlussreich sein. Eine weitere Möglichkeit ist die Teilnahme an Eigentümerversammlungen und die dortige kritische Nachfrage zu bestimmten Themen. Sollte es zu Unregelmäßigkeiten kommen, kann es notwendig sein, einen Sachverständigen oder Rechtsanwalt hinzuzuziehen. Grundsätzlich ist es jedoch im Interesse aller Eigentümer, eine regelmäßige Kontrolle und Überprüfung der Verwaltertätigkeit durchzuführen, um eventuelle Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Streitigkeiten zwischen dem Verwalter und den Eigentümern der WEG

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann es leider auch zu Streitigkeiten zwischen dem Verwalter und den Eigentümern kommen. Diese können unterschiedliche Ursachen haben, wie beispielsweise Meinungsverschiedenheiten bezüglich der Verwaltungsarbeit oder Unstimmigkeiten bei der Abrechnung. Eine erste Möglichkeit zur Lösung solcher Konflikte ist ein klärendes Gespräch zwischen den beteiligten Parteien. Sollte dies nicht zielführend sein, kann ein neutraler Vermittler, zum Beispiel ein Sachverständiger, hinzugezogen werden. Als letzte Instanz kann ein Gerichtsverfahren notwendig sein. In jedem Fall ist es jedoch wichtig, möglichst frühzeitig aufkommende Konflikte zu erkennen und gezielt zu lösen, um langwierige und kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Auch hier kann es hilfreich sein, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Eigentümern und dem Verwalter anzustreben, um Konflikte von vornherein zu vermeiden.

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