Kleiner Ratgeber: Schreiben richtig zustellen

Das richtige VErsenden von wichtiger Post: TippsMöchte man wichtige Schreiben – wie etwa eine Kündigung – versenden, sind Fristen einzuhalten oder erhält man gar selber unliebsame Post, gilt es Folgendes zu beachten: Bestreitet der Empfänger ein entsprechendes Schreiben überhaupt erhalten zu haben, liegt es in der Regel am Versender nachzuweisen, dass dieses dem Adressaten zugestellt wurde.

Im Folgenden werden die häufigsten Zustellmöglichkeiten – mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen – aufgeführt:

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Einschreiben mit Rückschein:

Bei einem Einschreiben mit Rückschein bestätigt der Empfänger den Erhalt des Briefes mit seiner Unterschrift. Hiermit gilt das Schreiben als zugestellt. Das Problem: Trifft der Postzusteller den Empfänger nicht an, erhält dieser lediglich eine Benachrichtigungskarte. Das Schreiben selber wird bei der Post hinterlegt und muss erst abgeholt werden. Da dem Empfänger regelmäßig bekannt sein dürfte, dass meist unliebsame Scheiben per Einschreiben/Rückschein versendet werden, kann er eine Abholaufforderung schlichtweg ignorieren. In diesem Fall ist das Schreiben nicht zugestellt worden.

Einwurfeinschreiben:

Bei einem „einfachen“ Einwurfeinschreiben dokumentiert die Post die Zustellung beim Empfänger. Ein Rückbeleg wird jedoch nicht geliefert. Der Statusbericht der Sendung ist jedoch online einsehbar und kann zu Beweiszecken ausgedruckt werden. Dieser Zustellnachweis ist von den Gerichten grundsätzlich anerkannt. Das Schreiben ist mit Einwurf in den Briefkasten in den Bereich des Adressaten gelangt. Öffnet dieser die Post nicht, geht dies allein zu Lasten des Empfängers – mit allen hieraus resultierenden Konsequenzen.

Zeuge:

Verbleibt wenig Zeit eine Frist einzuhalten oder wohnt der Empfänger in unmittelbarer Nähe, kann man das Schreiben auch im Beisein eines Zeugen einwerfen oder diesen als Boten nutzen. Zu Beweiszwecken ist es wichtig, dass dieser den Inhalt des Briefes kennt und eine Kopie – unter Angabe von Datum und Uhrzeit des Einwurfes – unterzeichnet.

Telefax:

Ein Telefax wird im Geschäftsverkehr auch für rechtsverbindliche Erklärungen akzeptiert. Da es sich genaugenommen jedoch um eine elektronisch übermittelte Bilddatei handelt, kann es hier vor Gericht zu Problemen kommen – auch wenn es eine Unterschrift enthält. In Angelegenheiten in denen Schriftform -also ein Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist – taugt eine Übermittlung per Telefax in keinem Fall. Beispielsweise ist eine lediglich per Telefax übermittelte Kündigung unwirksam. Darüber hinaus wird der Sendebericht eines Telefaxgerätes von den Gerichten nicht als Zustellungsnachweis anerkannt. Der Empfänger kann ohne weiteres behaupten, das Papier seines Gerätes sei ausgegangen. Ist keine Schriftform erforderlich, kann man den Empfänger bitten ebenfalls per Telefax den Empfang des eigenen Schreibens zu bestätigen. Hierzu ist dieser jedoch in keiner Weise verpflichtet.

per E-Mail:

Wie bei einer Übermittlung per Telefax genügt auch eine Übermittlung per E-Mail nie den Anforderungen an die Schriftform und ist daher für rechtsverbindliche Erklärungen regelmäßig ungeeignet. Es bestehen jedoch gesetzliche Ausnahmen – etwa bei Fernabsatzgeschäften -. Darüber hinaus kann zwischen zwei Parteien auch zuvor vereinbart werden, dass rechtsverbindliche Erklärungen auch per E-Mail übermittelt werden können. Bestreitet der Empfänger den Erhalt einer E-Mail, etwa durch die Behauptung diese sei bestimmt in seinem „Spamfilter“ gelandet, liegt es am Versender den Erhalt nachzuweisen. Ein Indiz hierfür könnte eine Antwort-E-Mail sein, die den ursprünglichen Text erhält oder die Tatsache dass der Empfänger sich auf den Inhalt der versendeten E-Mail beruft. In diesen Fällen dürfte es ihm schwer fallen, weiterhin zu behaupten, er hätte keine Kenntnis von dem Inhalt der E-Mail gehabt.

Empfehlung:

Welche Möglichkeiten gibt es um wichtige Schreiben zu versenden?

Muss man den Zugang eines Schreibens nachweisen können, ist zu empfehlen sich an die alte „Weisheit“ zu halten: Viel hilft viel. Am besten sollte daher ein Schreiben zunächst vorab per E-Mail und Telefax versendet werden und anschließend durch die Post per Einwurfeinschreiben versendet oder im Beisein eines Zeugens in den Briefkasten des Empfängers geworfen werden.