Contact for English speaking clientsEs ist in der gängigen Praxis üblich, dass Kunden von einem Unternehmen oder einem Dienstleister auf der Grundlage eines Vertrages oder einer erbrachten Dienstleistung eine Rechnung erhalten. Für gewöhnlich entspricht diese Rechnung auch der Vereinbarung, die der Kunde mit dem Rechnungssteller zuvor verhandelt hat. Ist dies nicht der Fall, so ist der Ärger groß. Auf eine fehlerhafte Rechnung sollte der Kunde auf jeden Fall reagieren, da anderenfalls Ärger mit dem Unternehmen droht. Der unverzügliche Widerspruch ist hierfür der richtige Weg. Wir zeigen Ihnen hier auf, welche Schritte der Kunde einhalten muss.
Übersicht:
✔ Das Wichtigste in Kürze
Beim Erhalt einer fehlerhaften Rechnung ist ein umgehender und schriftlicher Widerspruch essenziell, um rechtliche Probleme zu vermeiden und eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.
- Fehlererkennung: Kunden müssen Rechnungen sorgfältig prüfen, um Fehler wie falsche Beträge, Adressen oder Leistungsbeschreibungen zu identifizieren.
- Rechtliche Grundlage: § 355 BGB legt die Bedeutung des Widerspruchs fest, der die Zahlungsfrist hemmt und zur Prüfung und Korrektur der Rechnung durch den Rechnungssteller führt.
- Schriftform empfohlen: Obwohl formlos möglich, ist ein schriftlicher Widerspruch aus Beweisgründen ratsam.
- Vier Schritte zum Widerspruch: Prüfung der Rechnung, Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen, Zahlungsrückhaltung bei festgestellten Fehlern und schriftlicher Widerspruch bei ausbleibender Korrektur.
- Inhalt des Widerspruchs: Muss Mindestangaben wie „Widerspruch gegen die Rechnung“, Rechnungsnummer und eine detaillierte Fehlerbeschreibung enthalten.
- Mailversand: Ein Widerspruch kann effektiv per E-Mail gesendet werden, wobei ein aussagekräftiger Betreff und eine Lesebestätigung empfohlen werden.
- Umgang mit Mahnungen: Bei unberechtigten Mahnungen sollte umgehend und schriftlich widersprochen werden, ohne gesetzlich festgelegte Fristen abzuwarten.
- Außergerichtliche Einigung: Bevorzugt sollte eine außergerichtliche Lösung angestrebt werden, um Kosten und Zeit zu sparen.
Erkennen einer falschen Rechnung
Zunächst erst einmal ist es grundlegend wichtig, dass die fehlerhafte Rechnung überhaupt als solche erkannt wird. Jede Rechnung bietet ein hohes Fehlerpotenzial.
Nicht immer ist der Fehler durch einen erhöhten Rechnungsbetrag derartig offensichtlich, dass dem Kunden der Fehler sofort auffällt. Auch ein falscher Rechnungsempfänger oder eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung respektive eine falsche Kundennummer können zu dem Fehlerspektrum gehören. Als Kunde ist es daher immens wichtig, die erhaltene Rechnung sehr genau zu prüfen und mit den erhaltenen Leistungen zu vergleichen.
Konkrete Beispiele für Fehler in Rechnungen:
- Falsche Rechnungsnummer
- Fehlerhafte Adressdaten des Rechnungsempfängers oder Rechnungsstellers
- Falsche Leistungsbeschreibung
- Falsche Preise oder Mengenangaben
- Unberechtigte Gebühren oder Zuschläge
- Rechenfehler
- Doppelte Positionen
- Veraltete Rechnung
- Fehlende Umsatzsteuer-ID
Rechtliche Grundlagen des Widerspruchs
Die gesetzliche Grundlage für den Widerspruch gegen eine Rechnung stellt der § 355 Bürgerliches Gesetzbuch dar. Dem Widerspruch kommt eine besondere Bedeutung zu, da der Kunde auf diese Weise die Rechnung anficht und das Unternehmen zu einer Überprüfung der Rechnung auffordert. Der Rechnungssteller ist dann dazu verpflichtet, eine Prüfung des Widerspruchs und der Rechnung vorzunehmen und die eventuell fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Bis zu diesem Zeitpunkt besteht für den Rechnungsempfänger das Recht, die Zahlung zurückzuhalten. Der Widerspruch hat rechtlich betrachtet eine hemmende Wirkung auf die Zahlungsfrist, die das Unternehmen dem Rechnungsempfänger setzt.
Wichtigkeit des schriftlichen Widerspruchs
Dem reinen Grundsatz nach kann ein Widerspruch gegen eine fehlerhafte Rechnung formlos erfolgen. Dies bedeutet, dass der Gesetzgeber keine bestimmte Form zwingend vorschreibt. Aus Beweisgründen ist jedoch die Schriftform in jedem Fall empfehlenswert. Der Widerspruch ist eine Reaktion, die zwingend erfolgen muss. Von einer einfachen Nichtbeachtung und Nichtzahlung der fehlerhaften Rechnung seitens des Kunden ist dringend abzuraten, da ein derartiges Verhalten rechtlichen Ärger mit dem Unternehmen nach sich ziehen kann. Reagiert der Kunde auf die fehlerhafte Rechnung nicht, so kann diese unter Umständen rechtlich betrachtet als akzeptiert gelten, sodass das Unternehmen einen Anspruch auf die Zahlung erwirkt und weitere Schritte einleiten kann.
Schritte zum Einlegen eines Widerspruchs
Prinzipiell sind für den Widerspruch seitens des Kunden vier Schritte erforderlich:
- Schritt Nummer 1: Die Rechnung muss durch den Kunden genau geprüft werden. Der Kunde muss den Fehler identifizieren und diesen notieren.
- Schritt Nummer 2: Es sollte umgehend Kontakt mit dem Unternehmen aufgenommen werden. Nicht selten schleicht sich ein Fehler versehentlich ein und das Unternehmen korrigiert die Rechnung auf dem kurzen Weg, ohne dass eine weitere Reaktion des Kunden erforderlich ist.
- Schritt Nummer 3: Die Zahlung des Rechnungsbetrages sollte zunächst zurückgehalten werden. Dies ist jedoch nur dann ratsam, wenn die Rechnung tatsächlich fehlerhaft ist. Durch die Zahlung einer fehlerhaften Rechnung erfolgt seitens des Kunden eine Anerkennung der Rechnung und weitergehende Ansprüche können nur sehr schwer geltend gemacht werden.
- Schritt Nummer 4: Sofern die Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen zuvor erfolglos war, sollte der Kunde schriftlich Widerspruch gegen die Rechnung einlegen.
Die Formulierung eines rechtlich gültigen Widerspruchs ist relativ simpel. Das Schreiben sollte jedoch zwingend gewisse Mindestangaben enthalten, damit der Rechnungssteller den Vorgang bei sich zuordnen und bearbeiten kann. So sollte in dem Schreiben auf jeden Fall die Bezeichnung „Widerspruch gegen die Rechnung“ enthalten sein. Weiterhin müssen der Name sowie der Vornahme von dem Rechnungsempfänger nebst der Vertragsnummer / Kundennummer ebenso in dem Widerspruch enthalten sein wie die Rechnungsnummer und der Rechnungsbetrag. Das Rechnungsdatum sowie eine Widerspruchsbegründung sind ebenfalls zwingend erforderlich. In der Begründung muss so detailliert wie möglich auf den Fehler eingegangen werden. Abschließend ist es noch erforderlich, dass der Rechnungssteller die Aufforderung zu einer korrigierten Rechnung erhält. Diese Aufforderung sollte auch mit einer angemessenen Frist versehen sein.
Praktische Tipps
Ein Widerspruch gegen eine fehlerhafte Rechnung kann rechtlich wirksam auf dem Mailweg versandt werden. Hierbei sollte der Kunde jedoch beachten, dass ein Unternehmen jeden Tag eine wahre Vielzahl von Mails erhält. Um sicherzustellen, dass die Mail von dem Empfänger auch tatsächlich korrekt zugeordnet und bearbeitet werden kann, sollte daher ein sehr aussagekräftiger Betreff gewählt werden. Empfehlenswert ist dabei, die Bezeichnung „Widerspruch gegen Rechnung“ zu verwenden.
Auf diese Weise sieht der Empfänger direkt auf den ersten Blick, dass diese Mail wichtig ist. Das Widerspruchschreiben selbst kann als Anhang an diese Mail angefügt werden. Es muss nicht einmal selbst von dem Kunden formuliert werden, da es im Internet bereits Formulierungshilfen sowie Musterdokumente zum kostenlosen Download gibt. Diese Dokumente sollten allerdings vor dem Versand von dem Kunden noch individualisiert und bearbeitet werden.
Ist alles fertig bearbeitet, so kann der Mailversand mit einer Lesebestätigung versehen werden. Der Kunde erhält dann von dem Mailanbieter die Benachrichtigung, wenn die Mail von dem Empfänger gelesen wurde. Mit einem Screenshot kann eine Dokumentation der Lesebestätigung erfolgen, sodass Missverständnisse vermieden werden können.
Die Konsequenz des Widerspruchs ist, dass der Rechnungssteller den Vorgang prüft. Kommt das Unternehmen zu der gleichen Ansicht wie der Kunde, so erfolgt eine Korrektur der Rechnung. Sollte das Unternehmen jedoch auf dem Standpunkt beharren, dass die Rechnung korrekt ist, so wird dem Kunden eine entsprechende Mitteilung gemacht. Dies hat zur Konsequenz, dass das Unternehmen auf die Zahlung der Rechnung besteht und der Fehler nicht anerkannt wird. Der Kunde sollte in derartigen Fällen auf jeden Fall die Hilfe eines erfahrenen Rechtsanwalts in Anspruch nehmen und diesen mit einem Mandat zur Wahrnehmung der eigenen Interessen ausstatten. Im Zweifel muss dann der gerichtliche Weg zur Klärung der Angelegenheit beschritten werden.
Umgang mit unberechtigten Mahnungen
Prüfung und Widerspruch
Wenn Sie eine Mahnung für eine fehlerhafte Rechnung erhalten, sollten Sie diese umgehend prüfen. Stimmen die Rechnungsdetails nicht überein oder haben Sie die geforderte Leistung bereits erbracht, ist die Mahnung unberechtigt. In diesem Fall sollten Sie schriftlich widersprechen, um Ihre Position zu dokumentieren und Beweise zu sichern.
Der Widerspruch sollte folgende Informationen enthalten:
- Ihren vollständigen Namen
- Kunden- oder Vertragsnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Rechnungsdatum
- Eine genaue Beschreibung des Fehlers
- Die Aufforderung, eine korrigierte Rechnung zu schicken
Fristen für den Widerspruch
Es gibt keine gesetzlich festgelegten Fristen für den Widerspruch gegen eine Rechnung. Allerdings sollten Sie zeitnah reagieren, um zu vermeiden, dass die Angelegenheit eskaliert. Bei einem gerichtlichen Mahnbescheid haben Sie eine Frist von zwei Wochen nach Erhalt, um Widerspruch einzulegen.
Rechtliche Konsequenzen
Ignorieren Sie eine Mahnung, kann dies zu einem negativen Schufa-Eintrag führen. Bei einem gerichtlichen Mahnbescheid, der nicht fristgerecht widersprochen wird, kann ein Vollstreckungsbescheid ergehen, der die Zwangsvollstreckung ermöglicht.
Außergerichtliche Einigung
Es ist oft sinnvoll, eine außergerichtliche Einigung anzustreben. Dies kann durch direkte Kommunikation mit dem Gläubiger oder durch Mediation erfolgen. Eine außergerichtliche Einigung ist meist schneller und kostengünstiger als ein gerichtliches Verfahren.
Vermeidung von gerichtlichen Auseinandersetzungen
Um gerichtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Sie:
- Rechnungen und Mahnungen immer zeitnah prüfen und bei Unstimmigkeiten sofort reagieren.
- Schriftlich und nachweisbar kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden und Beweise zu sichern.
- Offen für außergerichtliche Einigungen sein und aktiv nach Lösungen suchen.
- Bei Unsicherheiten professionelle Hilfe, wie von Verbraucherzentralen oder Rechtsanwälten, in Anspruch nehmen.
Tipps
- Bewahren Sie Ruhe und lassen Sie sich nicht durch Drohungen einschüchtern.
- Dokumentieren Sie alle Schritte und bewahren Sie Kopien von Schreiben und Belegen auf.
- Nutzen Sie Musterbriefe und Vorlagen, um sicherzustellen, dass Ihr Widerspruch alle notwendigen Informationen enthält.
- Bei unberechtigten Inkassoforderungen können Sie den Inkasso-Check der Verbraucherzentralen nutzen, um die Rechtmäßigkeit zu überprüfen.
Fazit
Erhält ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung, so ist eine umgehende Reaktion hierauf erforderlich. Der Widerspruch ist die richtige Reaktion, allerdings müssen hierbei einige wichtige Kriterien beachtet werden. Die Reaktion sollte umgehend und in schriftlicher Form erfolgen und überdies muss das Schreiben auch gewisse Mindestinformationen enthalten. Entscheidet sich der Kunde zu diesem Weg, so sollte die Zahlung des Rechnungsbetrages bis zur endgültigen Klärung zurückgehalten werden.
