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Nebenkostenabrechnung – darauf müssen Vermieter achten

Abrechnung der Nebenkosten: Darauf muss bei der Erstellung geachtet werden

Ein Hauseigentümer hat mit seiner Immobilie durchaus auch Kosten, auch wenn dieser Aspekt in der gängigen Praxis sehr gern ausgeblendet wird. Wer sein Eigentum als Vermietobjekt anbietet wird dementsprechend natürlich versuchen, diese laufenden Kosten auf die jeweiligen Mietparteien umzulegen. Diese Vorgehensweise ist zwar durchaus verständlich, allerdings gibt es im Zusammenhang mit der Umlage der Kosten auf den Mieter gesetzliche Vorgaben. Diese Vorgaben besagen, dass nicht alle Kosten auch tatsächlich auf den Mieter umgelegt werden können und dass es im Hinblick auf die sogenannten Nebenkosten einer genauen Nebenkostenabrechnung bedarf.

Die Nebenkostenabrechnung muss seitens des Vermieters auf jeden Fall so genau wie möglich und korrekt erfolgen. Geschieht dies nicht, kann es zu rechtlichen Auseinandersetzungen mit den Mietparteien kommen.

Haben Sie Probleme mit einer Nebenkostenabrechnung? Gerne prüfen wir Ihre erhaltene Abrechnung auf Fehler. Kontaktieren Sie uns.

Die Voraussetzung für die Umlage von Nebenkosten

Nebenkostenabrechnung Vermieter
Welche Nebenkosten dürfen bei der Abrechnung berücksichtigt werden? Der Gesetzgeber hat genau vorgegeben, welche Nebenkosten ein Vermieter tatsächlich auf die Mieter umlegen darf. (Symbolfoto: Syda Productions/Shutterstock.com)

Jedem Mietverhältnis zwischen einem Mieter und einem Vermieter liegt letztlich ein Mietvertrag zugrunde. Durch diesen Mietvertrag wird das Mietverhältnis überhaupt erst begründet. Ein fester Bestandteil dieses Vertrages sind die Rechte und Pflichten der jeweiligen Vertragspartei. Eine der Hauptpflichten eines Mieters ist dabei die Zahlung des vertraglich vereinbarten Mietzinses an den Vermieter. Da die Nebenkosten jedoch noch auf den Mietzins aufgeschlagen werden ist es zwingend erforderlich, dass auch diese Nebenkosten ein fester Bestandteil des Mietvertrages sind. Der Mietvertrag sollte auf jeden Fall in schriftlicher Form festgehalten werden, damit es hinterher nicht zu Streitigkeiten kommen kann. Es ist dabei jedoch nicht zwingend erforderlich, dass die Nebenkosten in dem schriftlichen Mietvertrag von dem Vermieter in jede einzelne kleine Position aufgeführt werden. Rechtlich betrachtet ist es auch durchaus zulässig, dass die Nebenkosten verpauschalisiert als sogenannte Betriebskosten in dem Mietvertrag aufgeführt werden.

Damit ein Vermieter die entsprechend anfallenden Neben- bzw. Betriebskosten überhaupt auf den Mieter umlegen kann ist es überdies auch zunächst erforderlich, dass eine Kenntnis darüber besteht. Gerade jüngere Vermieter, welche noch nicht über genügend Vermietererfahrungen verfügen, können aufgrund der mangelnden Kenntnis sehr viele Fehler machen. Diese Fehler können sich jedoch dahingehend rächen, als dass ein Mieter die Zahlung der Kosten verweigert. In derartigen Fällen würde ein Vermieter auf den Kosten sitzenbleiben und müsste diese aus eigenen wirtschaftlichen Mitteln heraus tragen. Dies führt letztlich dazu, dass die vermietete Immobilie wirtschaftlich nicht mehr rentabel für den Vermieter ist.

Diese Kosten sind laut Gesetzgeber als Neben- bzw. Betriebskosten auf den Mieter umlagefähig

  • die Kosten für die Grundsteuer der Immobilie
  • Kosten für einen etwaig vorhandenen Aufzug
  • Kosten für Wasser
  • Gebühren für Ab- sowie Schmutz- und Niederschlagswasser
  • Gebühren für die Entsorgung des Mülls / Sperrmülls durch die Müllabfuhr
  • Gebühren für die Straßenreinigung (in den Wintermonaten auch die Schneeräumung)
  • Kosten für die Gebäudereinigung
  • Kosten für die Gartenpflege nebst der Pflege von vorhandenen Allgemeinflächen
  • Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer
  • Kosten für die Beleuchtung der vorhandenen Allgemeinflächen
  • Hausmeisterkosten
  • Kosten für den TV- / Kabelanschluss
  • Kosten für die Haftpflicht- sowie Sachversicherung
  • Kosten für den etwaigen Betrieb von einer Waschküche
  • Gebühren für den Schornsteinfeger

Die Berechnung der Nebenkosten

Die Grundlage für die Berechnung der Nebenkosten bildet entweder ein Abrechnungsschlüssel oder alternativ dazu die konkret bezifferte Wohnfläche. Ein Vermieter hat dementsprechend die gesetzliche Verpflichtung, eine anteilmäßige Weiterverrechnung der tatsächlich angefallenen Kosten vorzunehmen. Welche Grundlage für die Berechnung der Kosten zur Anwendung kommt ist sehr stark davon abhängig, wie viele Mietparteien in dem Mietobjekt letztlich leben und ob diese Mieter gravierend unterschiedliche Kosten tatsächlich verursachen. Bei sehr wenigen Mietparteien ist der Abrechnungsschlüssel überaus empfehlenswert.

Im Zusammenhang mit den Wasserkosten schreibt der Gesetzgeber vor, dass die Abrechnung auf der Grundlage von dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter zu erfolgen hat.

Transparenz ist für den Vermieter Pflicht!

Unabhängig davon, welche Art der Nebenkostenabrechnung von dem Vermieter gewählt wird, steht ein Vermieter in der sogenannten Transparenzpflicht gegenüber dem Mieter. Dies bedeutet, dass die Art der Abrechnung in dem jeweiligen Mietvertrag aufgeführt wird und dass der Mieter die Abrechnungsvariante auf diese Weise nachvollziehen kann. Es kann überdies auch sehr sinnvoll sein, den Mietern vorab im Rahmen eines persönlichen Gesprächs die Art der Abrechnung zu erklären. Auf diese Weise kann ein Vermieter im Vorfeld präventiv gegen Missverständnisse vorgehen und Ärger verhindern.

Welche Kosten können nicht umgelegt werden?

Es gibt im Zusammenhang mit einer Immobilie für den Hauseigentümer durchaus auch Kosten, welche von dem Vermieter aus den eigenen wirtschaftlichen Mitteln gezahlt werden müssen. Hierbei handelt es sich um Kosten, die laut Gesetzgeber nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Beispiele für derartige Kosten sind Sanierungskosten für das Gebäude sowie Kosten für die reine Instandhaltung des Gebäudes nebst Kosten für die Verwaltung. In der gängigen Praxis jedoch nutzen die Vermieter die Gelegenheit, um Modernisierungsarbeiten an dem Gebäude vornehmen zu lassen. Diese Arbeiten rechtfertigen letztlich eine Erhöhung des Mietzinses, sodass die Vermieter auf diese Weise ihre entstandenen Kosten wieder hereinwirtschaften können.

Als sogenannte Verwaltungskosten werden allgemeinhin Steuerberaterkosten oder auch Kosten für Mietrechtsschutzversicherung verstanden.

Sollte ein Vermieter das Mietobjekt selbst noch bei einem Kreditinstitut finanzieren, so dürfen die Zinskosten für die Hausfinanzierung natürlich ebenfalls nicht auf die Mieter umgelegt werden. Auch die von dem Vermieter zu entrichtenden Steuern oder Kosten, welche unregelmäßig anfallen, können laut Gesetzgeber nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Auf die Formulierung achten

Der Gesetzgeber hat im Zusammenhang mit den Neben- bzw. Betriebskosten sehr strenge Richtlinien festgelegt. Diese Regelungen dienen letztlich zu dem Schutz des Mieters und sollen als Richtlinien für den Vermieter verstanden werden. Für einen Vermieter ist es immens wichtig im Vorfeld darauf zu achten, dass in dem Mietvertrag auch die Umlegung der Betriebskosten auf den Mieter in schriftlicher Form erwähnt wird. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass der Mieter von zusätzlichen Betriebskosten ausgehen kann. Findet eine derartige Formulierung keine Verwendung in einem Mietvertrag, so darf der Mieter im Zusammenhang mit dem Mietzins davon ausgehen, dass sämtliche Kosten für die Nutzung der Wohnung bereits in dem Mietzins enthalten sind. Ein Vermieter würde dann bei den Nebenkosten keine Umwälzung auf den Mieter vornehmen können und müsste die Neben- bzw. Betriebskosten selbst zahlen.

Jeder Vermieter sollte im Zusammenhang mit den Nebenkosten stets von Betriebskosten im Mietvertrag sprechen. Die Verwendung dieser Bezeichnung ermöglicht es dem Vermieter, auch diejenigen umlagefähigen Kosten, welche nach dem Beginn des Mietvertragsverhältnisses entstehen, auf den Mieter umzulegen.

Sollte ein Mietobjekt leer stehen hat ein Vermieter das Problem, dass die Betriebskosten selbstverständlich trotzdem anfallen. In derartigen Fällen gibt es natürlich keinen Mieter, auf den diese Kosten umgelegt werden können. Der Gesetzgeber sieht jedoch für derartige Fälle eine Erleichterung für Vermieter vor. Diejenigen Kosten, die während eines Leerstandes für den Vermieter entstehen, können von dem Vermieter im Zuge der Steuererklärung als sogenannte Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Es erfolgt somit eine Verringerung der Einkommenssteuerbelastung.

Sofern sich der Vermieter im Zuge des Mietvertragsverhältnisses mit dem Mieter stets korrekt an die vertraglich vereinbarte Regelung hält und dementsprechend die Betriebs- bzw. Nebenkosten gem. der im Mietvertrag angegebenen Berechnungsgrundlage an den Mieter weitergibt, sollte es zwischen dem Mieter und dem Vermieter auch nicht zu rechtlichen Problemen kommen. Wer als Vermieter jedoch versucht, den Mieter bei der Nebenkostenabrechnung zu übervorteilen, muss auf jeden Fall mit rechtlichen Streitigkeiten rechnen. Diese rechtlichen Streitigkeiten sind natürlich auch nicht ausgeschlossen, wenn die Berechnung auf korrekte Art und Weise erfolgt. Es ist daher auf jeden Fall für einen Vermieter überaus empfehlenswert, wenn eine sogenannte Vermieterrechtsschutzversicherung vorliegt. Die Kosten hierfür hat ein Vermieter zwar aus den eigenen wirtschaftlichen Mitteln zu tragen, allerdings kann auf lange Sicht gesehen diese Versicherung dem Vermieter sehr viel bares Geld im Fall eines Rechtsstreits mit dem Mieter einsparen.

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